Quản lý thu chi quán cafe hiệu quả là yếu tố cốt lõi giúp duy trì sự ổn định và phát triển kinh doanh lâu dài. Trong môi trường F&B cạnh tranh khốc liệt, việc nắm vững các phương pháp quản lý tài chính sẽ giúp bạn kiểm soát dòng tiền, tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận cho quán của mình.
Nếu bạn đang muốn nâng cao kỹ năng quản lý thu chi quán cafe, hãy cùng khám phá những kinh nghiệm quản lý được Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế chia sẻ ngay sau đây!
5 Cách quản lý thu chi quán cafe chặt chẽ và hiệu quả nhất
Tầm quan trọng của việc quản lý thu chi trong quán cafe
Quản lý thu chi là yếu tố then chốt giúp quán cafe vận hành ổn định và phát triển lâu dài. Đây là quá trình giám sát và kiểm soát các khoản thu nhập, chi phí dùng cho quán nhằm đảm bảo dòng tiền luôn được sử dụng hiệu quả. Nhờ vào cách quản lý thu chi quán cafe chặt chẽ, chủ quán có thể nắm bắt toàn diện tình hình kinh doanh, tài chính của quán để đưa ra các quyết định hợp lý, từ giảm thiểu chi phí lãng phí đến đầu tư vào các hoạt động kinh doanh mới như mua sắm thiết bị hiện đại hay cải thiện dịch vụ.
Nếu không có một hệ thống quản lý thu chi rõ ràng, quán cafe có thể gặp phải nhiều vấn đề nghiêm trọng như:
- Lãng phí chi tiêu: Không kiểm soát được các khoản chi dẫn đến tình trạng chi phí vượt doanh thu, gây thua lỗ.
- Gian lận trong bán hàng: Thiếu minh bạch trong thu chi tạo cơ hội cho nhân viên gian lận, làm tổn thất tài chính của quán.
- Thất thoát do không ghi chép nợ: Những khoản nợ từ khách hàng hoặc nhà cung cấp không được theo dõi kịp thời, dễ bị quên lãng hoặc thất thoát.
- Thách thức trong việc mở rộng quy mô quán cafe: Khi quán cafe ngày càng phát triển và lượng khách tăng lên, các phương pháp quản lý thủ công dần trở nên kém hiệu quả. Việc thiếu sự đồng bộ trong quản lý giữa các chi nhánh hoặc nhân viên dễ dẫn đến sai lệch trong việc kiểm soát dòng tiền, gây ra áp lực lớn cho chủ quán và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh tổng thể.
- Không cập nhật kịp thời dòng tiền: Việc dồn thu chi tới cuối tháng, quý hoặc năm sẽ khiến quán dễ rơi vào tình trạng mất cân đối tài chính, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Tầm quan trọng của việc quản lý thu chi quán cafe
5 cách quản lý thu chi quán cafe hiệu quả
Để quán cafe hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững, việc quản lý thu chi quán cafe là điều quan trọng cần phải lên kế hoạch và thực hiện theo quy trình. Ly Phạm – Dạy Pha Chế sẽ gợi ý 5 cách quản lý thu chi hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay sau đây:
Cách 1: Lập kế hoạch thu chi định kỳ
Việc dự trù ngân sách giúp bạn kiểm soát dòng tiền tốt hơn và tránh chi tiêu vượt mức. Bạn có thể tham khảo tỷ lệ thu chi sau:
- Nguyên liệu: Duy trì ở mức 30-40% doanh thu. Ví dụ, nếu doanh thu hàng tháng là 100 triệu đồng, bạn nên dành 30-40 triệu đồng cho nguyên liệu.
- Lương nhân viên: Khoảng 20-25% doanh thu, tùy theo quy mô và số lượng nhân viên.
- Marketing và khuyến mãi: Dao động từ 5-10%, phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh. Lập kế hoạch ngân sách hàng tuần hoặc hàng tháng giúp bạn kiểm soát tốt hơn các khoản chi không cần thiết và tối ưu hóa chi phí.
Cách 2: Theo dõi doanh thu và chi phí theo thời gian thực
Cách quản lý thu chi quán cafe theo thời gian thực giúp bạn kiểm soát được tốt dòng tiền, cập nhật số liệu ngay sau mỗi ca làm việc giúp bạn quản lý tài chính chính xác và đưa ra quyết định kịp thời:
- Phát hiện giờ cao điểm: Ghi nhận doanh thu theo từng giờ hoặc từng ca để điều chỉnh lịch làm việc, đảm bảo có đủ nhân viên phục vụ vào khung giờ đông khách.
- Xác định món bán chạy: Theo dõi chi tiết doanh thu từng món, từ đó lên kế hoạch bổ sung nguyên liệu phù hợp và tránh tình trạng hết hàng.
- Đánh giá chương trình khuyến mãi: Số liệu cập nhật hàng ngày giúp bạn đo lường hiệu quả của các chiến dịch quảng bá và điều chỉnh nếu cần thiết.
Quản lí thu chi quán cafe theo thời gian thực
Cách 3: Kiểm soát thất thoát
Một quy trình quản lý thu chi chặt chẽ là chìa khóa hạn chế tối đa thất thoát tài chính:
- Phân quyền cụ thể: Quy định rõ ràng trách nhiệm giữa thu ngân, phục vụ và quản lý để đảm bảo minh bạch trong thu chi.
- Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra tiền mặt và sổ sách hàng ngày nhằm phát hiện và xử lý sai sót kịp thời.
- Lưu trữ hóa đơn: Ghi nhận tất cả giao dịch thông qua biên lai hoặc hóa đơn, tạo cơ sở đối chiếu chính xác.
Cách 4: Báo cáo định kỳ
Việc phân tích các khoản chi lớn và xu hướng tăng giảm doanh thu trong các báo cáo định kỳ giúp bạn phát hiện kịp thời những bất thường, tối ưu chi phí, và xác định các khía cạnh cần cải thiện để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
- Tổng hợp doanh thu và chi phí: Đối chiếu doanh thu theo từng ngày hoặc tuần với các khoản chi phí vận hành để tính ra lợi nhuận ròng.
- Phân tích các khoản chi lớn: Đánh giá những chi phí có xu hướng tăng bất thường để kịp thời điều chỉnh, ví dụ chi phí nguyên liệu hoặc điện nước.
- Đánh giá hiệu quả chi tiêu: Kiểm tra xem các khoản chi như marketing, sửa chữa có mang lại giá trị tương xứng không.
Báo cáo thu chi định kì
Cách 5: Áp dụng phương pháp 6 chiếc lọ tài chính
Cách quản lý thu chi quán cafe theo phương pháp 6 chiếc lọ tài chính của T. Harv Eker giúp phân bổ nguồn thu hợp lý, đảm bảo quán luôn có quỹ dự phòng và khả năng đầu tư phát triển:
- Chi phí thiết yếu (55%) – Lọ 1: Dành cho nguyên liệu, lương nhân viên, thuê mặt bằng và chi phí vận hành.
- Tiết kiệm dài hạn (10%) – Lọ 2: Lập quỹ dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp hoặc mùa thấp điểm.
- Đầu tư phát triển (10%) – Lọ 3: Sử dụng để mở rộng kinh doanh, nâng cấp nội thất hoặc thiết bị.
- Học hỏi và đào tạo (10%) – Lọ 4: Chi phí cho các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý và pha chế.
- Hưởng thụ (10%) – Lọ 5: Dành cho các hoạt động tạo động lực như thưởng cho nhân viên hoặc tổ chức sự kiện nội bộ.
- Chia sẻ (5%) – Lọ 6: Đóng góp từ thiện hoặc tạo ưu đãi cho khách hàng thân thiết.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý tài chính
Ứng dụng phần mềm quản lý thu chi giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác:
- Theo dõi dòng tiền: Tự động cập nhật doanh thu, chi phí theo thời gian thực.
- Quản lý tồn kho: Cảnh báo lượng nguyên liệu sắp hết hoặc tồn đọng, tránh lãng phí.
- Phân tích số liệu: Báo cáo chi tiết giúp bạn đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả.
Ngoài ra ở thời điểm hiện tại cũng có rất nhiều ứng dụng quản lý thu chi quán cafe như MISA CukCuk, KiotViet, Sapo POS,… đang được nhiều chủ quán tin dùng bạn có thể tham khảo lựa chọn.
Việc lựa chọn một ứng dụng phù hợp không chỉ giúp bạn tối ưu hóa quy trình kiểm soát dòng tiền mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, đảm bảo quán hoạt động trơn tru và bền vững.
Ứng dụng công nghệ vào quản lí thu chi quán cafe
Học cách quản lý quán cafe hiệu quả tại khóa học pha chế & kinh doanh thực chiến
Để kinh doanh và vận hành hiệu quả quán đồ uống, chỉ biết pha chế thôi là chưa đủ. Dù quán có quy mô lớn hay nhỏ, việc hiểu rõ và xây dựng một quy trình kinh doanh cùng kế hoạch bài bản là yếu tố quan trọng giúp chủ quán quản lý tốt hơn và tối ưu hóa lợi nhuận cho cửa hàng.
Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế không chỉ dừng lại ở việc giảng dạy các kỹ thuật pha chế chuyên nghiệp thông qua các khóa học pha chế đồ uống mà còn đồng hành cùng học viên trong hành trình xây dựng và vận hành quán đồ uống. Với khóa học Pha chế & Kinh doanh Thực chiến, học viên sẽ không chỉ thành thạo pha chế mà còn nắm vững các kiến thức thực tiễn để quản lý và kinh doanh quán cafe hiệu quả, giúp tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển quán bền vững.
Nội dung nổi bật khi bạn tham gia vào khóa học tại Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế:
- Học kỹ năng pha chế: Được học hàng chục công thức pha chế đồ uống khác nhau thuộc các chuyên đề từ: cà phê, trà sữa, trà trái cây cho đến macchiato, đá xay,… tất cả đều là những đồ uống hợp xu hướng, phù hợp để lên menu cho quán đồ uống.
- Kỹ năng pha chế thực chiến: Với hơn 80% thời gian thực hành, học viên sẽ nắm rõ từ công đoạn pha chế cho đến cách lựa chọn, bảo quản nguyên liệu phù hợp khi kinh doanh. Ngoài ra sẽ hướng dẫn xử lý các tình huống kinh doanh thực tế, đảm bảo hiểu rõ và áp dụng ngay sau khóa học.
- Kỹ năng quản lý quán toàn diện: Học cách kiểm soát thu chi, tối ưu hóa chi phí vận hành và dự toán ngân sách hợp lý. Lập kế hoạch kinh doanh từ xác định nguồn vốn, quản lý nguyên vật liệu, thiết kế menu theo mức giá hợp lý và phát triển các chiến lược bền vững.
- Bí quyết kinh doanh thực tiễn: Xây dựng chiến lược marketing hiệu quả, từ online đến offline. Tối ưu hóa menu đồ uống, thiết kế sản phẩm “signature” thu hút khách hàng. Chia sẻ kinh nghiệm quản lý tài chính, đầu tư thiết bị, mở rộng mô hình kinh doanh.
- Tham gia cộng đồng rộng lớn: Sau khóa học bạn sẽ được tham gia vào cộng đồng học viên của Ly Phạm – nơi kết nối, học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau giữa những chủ quán và là nơi học viện thường xuyên cập nhật công thức pha chế mới, miễn phí.
Nếu bạn đang ấp ủ kế hoạch mở quán đồ uống hoặc muốn cải thiện khả năng quản lý thu chi quán cafe để nâng cao doanh thu, đừng bỏ qua các khóa học tại Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế. Liên hệ ngay Hotline: 0964.220.088 để được tư vấn chi tiết và cập nhật những ưu đãi sớm nhất nhé!
Học cách quản lí thu chi quán cafe hiệu quả tại Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế
Xem thêm: Mẹo tăng doanh thu hiệu quả cho quán cà phê, trà sữa mùa lễ, Tết
Lời kết
Quản lý thu chi quán cafe hiệu quả không chỉ giúp bạn kiểm soát dòng tiền mà còn đảm bảo quán cafe, đồ uống vận hành một cách ổn định và phát triển bền vững. Dù là quán nhỏ hay hệ thống lớn, việc áp dụng các phương pháp quản lý rõ ràng sẽ giúp bạn tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Đừng quên tiếp tục theo dõi những bài viết tiếp theo của Ly Phạm – Dạy Pha Chế để trang bị thêm những kiến thức kinh doanh hữu ích khác nhé!
