Bạn đang mơ ước về một quán cafe của riêng mình? Bạn tự hỏi mở quán cafe cần những gì, bắt đầu từ đâu và phải chuẩn bị ra sao để tránh rủi ro thất bại? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn lộ trình chi tiết và những kinh nghiệm thực tế để biến ước mơ thành hiện thực.
Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế tự hào mang đến cho bạn những kiến thức chuyên sâu từ hơn 7 năm kinh nghiệm trong ngành F&B, kết hợp với góc nhìn thực tiễn từ những chủ quán thành công. Hãy cùng khám phá hành trình mở quán cafe chuyên nghiệp, từ những bước khởi đầu đến khi quán đi vào hoạt động hiệu quả.
Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì để thành công?
Vì sao cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi mở quán cafe?
Theo báo cáo của VCCI năm 2024, đáng chú ý có đến 80% quán cafe nhỏ đóng cửa trong năm đầu tiên hoạt động. Nguyên nhân chính không phải do thị trường bão hòa mà đến từ sự thiếu chuẩn bị kỹ lưỡng của chính các chủ quán. Forbes Việt Nam cũng chỉ ra rằng trong số 20% còn lại, chỉ có 5% quán thực sự đạt được thành công và phát triển bền vững.
Thị trường cafe Việt Nam vẫn đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ với giá trị ước tính đạt 3,5 tỷ USD vào năm 2025, tăng 15% so với năm trước. Xu hướng tiêu dùng đang dịch chuyển mạnh mẽ về chất lượng, trải nghiệm và không gian. Người Việt hiện tiêu thụ trung bình 2,5kg cafe/người/năm, cao hơn mức trung bình khu vực. Đây là cơ hội lớn cho những nhà kinh doanh có tầm nhìn chiến lược.
Tuy nhiên, thách thức cũng không nhỏ. Chi phí mặt bằng quán cafe tăng cao, cạnh tranh gay gắt từ các thương hiệu lớn và đặc biệt là sự thay đổi nhanh chóng trong thị hiếu khách hàng đòi hỏi chủ quán phải có kế hoạch chi tiết và linh hoạt. Kinh nghiệm mở quán cafe thực tế cho thấy, sự khác biệt giữa thành công và thất bại thường nằm ở khâu chuẩn bị ban đầu.
Xem thêm: Gợi ý 31+ cách đặt tên quán cafe hay, hợp xu hướng năm 2025
Người Việt tiêu thụ trung bình 2,5kg cafe/người/năm, cao hơn mức trung bình khu vực
Lộ trình từng bước mở quán cafe thành công
Hành trình kinh doanh quán cafe thành công bao gồm 9 bước quan trọng, từ khảo sát thị trường đến vận hành sau khai trương. Mỗi bước đều đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng nền tảng vững chắc cho quán cafe của bạn.
Khảo sát thị trường & xác định mô hình kinh doanh
Đây chính là nền móng giúp bạn hiểu rõ khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh và chọn hướng đi phù hợp với ngân sách, lợi thế và mục tiêu kinh doanh của mình.
Phân tích xu hướng, đối thủ cạnh tranh và khách hàng mục tiêu
Trước khi bắt tay hành trình mở quán cafe, bạn cần tìm hiểu và khảo sát thị trường kỹ lưỡng để nhận diện đúng nhu cầu khách hàng, đánh giá tiềm năng khu vực và tránh những rủi ro đáng tiếc. Để khảo sát hiệu quả, bạn thực hiện theo quy trình 5 bước sau:
- Bước 1: Nghiên cứu xu hướng ngành cafe hiện tại, đặc biệt tại khu vực bạn dự định mở quán. Năm 2025, các xu hướng nổi bật bao gồm cafe đặc sản (specialty coffee), mô hình grab & go, không gian đa chức năng và trải nghiệm cá nhân hóa.
- Bước 2: Khảo sát đối thủ cạnh tranh trong bán kính 1-2km quanh vị trí bạn định mở quán. Hãy quan sát mô hình, menu, giá cả, lượng khách và đặc biệt là điểm mạnh/yếu của họ.
- Bước 3: Phân tích hành vi khách hàng mục tiêu. Tìm hiểu độ tuổi, nghề nghiệp, thu nhập, thói quen uống cafe và nhu cầu chưa được đáp ứng của khách hàng tiềm năng trong khu vực.
- Bước 4: Thực hiện khảo sát trực tiếp bằng bảng câu hỏi ngắn hoặc phỏng vấn người dân địa phương để hiểu rõ hơn nhu cầu thực tế.
- Bước 5: Phân tích dữ liệu thị trường và xác định cơ hội kinh doanh dựa trên khoảng trống thị trường.
Bạn cần nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng để nhận diện đúng khách hàng mục tiêu
Lựa chọn mô hình phù hợp
Sau khi khảo sát thị trường, bạn cần xác định mô hình kinh doanh phù hợp với nguồn lực và tầm nhìn của mình. Dưới đây là so sánh 5 mô hình phổ biến trong ngành cafe:
| Mô hình | Vốn đầu tư | Lợi nhuận | Rủi ro | Đối tượng phù hợp |
|---|---|---|---|---|
| Cafe truyền thống | 150-300 triệu | 20-30% | Trung bình | Người mới bắt đầu, có kiến thức pha chế cơ bản |
| Specialty Coffee | 300-600 triệu | 30-40% | Cao | Người ít kinh nghiệm nhưng có nguồn vốn tốt |
| Nhượng quyền | 400-800 triệu | 15-25% | Thấp | Người ít kinh nghiệm nhưng có nguồn vốn tốt |
| Take-away | 80-150 triệu | 25-35% | Trung bình | Người có vốn hạn chế, tập trung vào hiệu quả vận hành |
| Cafe kết hợp (ẩm thực, sách, workshop,…) | 250-500 triệu | 25-35% | Cao | Người có định hướng xây dựng cộng đồng, thương hiệu riêng biệt |
(Nguồn: Tổng hợp)
Lưu ý: Các số liệu trên chỉ có tính chất minh họa và có thể biến động theo thời gian. Để đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ, bạn nên liên hệ trực tiếp với từng thương hiệu liên quan.
Lựa chọn mô hình quán cafe phù hợp phụ thuộc vào vốn đầu tư, kinh nghiệm và mục tiêu kinh doanh của bạn. Nếu bạn là người mới bắt đầu với nguồn vốn hạn chế, mô hình take-away là lựa chọn thông minh. Ngược lại, nếu bạn đam mê cafe chuyên sâu và có kiến thức về pha chế, mô hình specialty coffee sẽ phù hợp hơn.
Lập kế hoạch tài chính & dự toán chi phí
Lập kế hoạch tài chính không chỉ là để ước tính tổng vốn, mà còn là quá trình tính toán, phân bổ và dự trù chi phí sao cho hợp lý, giúp quán vận hành trơn tru và giảm thiểu rủi ro về sau.
Muốn mở 1 quán cafe cần những gì?
Đây là câu hỏi mà mọi chủ quán cần có câu trả lời chính xác trước khi bắt đầu kinh doanh. Dưới đây là bảng dự toán chi phí mở quán cafe mẫu với quy mô 30m²:
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Tỷ lệ chi phí |
|---|---|---|
| Mặt bằng | ||
| Tiền thuê (6 tháng đầu) | 60-120 triệu | 30-40% |
| Đặt cọc (thường 2-3 tháng) | 20-40 triệu | 10-15% |
| Thiết kế & Thi công | ||
| Thiết kế & Thi công cơ bản | 30-60 triệu | 15-20% |
| Nội thất | 20-40 triệu | 10-15% |
| Thiết bị | ||
| Máy pha cafe + máy xay | 25-80 triệu | 10-20% |
| Tủ lạnh, máy làm đá, thiết bị khác | 15-30 triệu | 5-10% |
| Nguyên liệu & Dụng cụ ban đầu | ||
| Cafe, sữa, nguyên liệu pha chế | 10-20 triệu | 5-7% |
| Cốc, đĩa, dụng cụ pha chế | 5-15 triệu | 3-5% |
| Marketing & Khai trương | ||
| Chi phí quảng cáo, khai trương | 5-15 triệu | 3-5% |
| Phát sinh & Dự phòng | 10-30 triệu | 5-10% |
| Tổng cộng | 200-450 triệu | 100% |
Phân tích tỷ lệ chi phí cho từng hạng mục sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn. Theo kinh nghiệm thực tế, chi phí mặt bằng thường chiếm tỷ trọng lớn nhất, khoảng 30-40% tổng đầu tư. Đây cũng là yếu tố quyết định khả năng sinh lời của quán.
Công cụ lập kế hoạch tài chính
Để lập kế hoạch tài chính chuyên nghiệp, bạn cần sử dụng các công cụ tính toán ROI (Tỷ suất hoàn vốn đầu tư) và BEP (Điểm hòa vốn). Các công cụ này giúp bạn tính toán chính xác thời điểm hoàn vốn và lượng doanh thu cần thiết để bù đắp chi phí.
Ví dụ, với quán cafe có chi phí cố định hàng tháng (thuê mặt bằng, lương nhân viên, khấu hao thiết bị) là 20 triệu VNĐ, chi phí biến đổi (nguyên liệu) chiếm 30% giá bán và giá trung bình mỗi đơn hàng là 35.000 VNĐ, bạn cần bán khoảng 900 đơn/tháng để đạt điểm hòa vốn.
Xem thêm: Mẹo tăng doanh thu hiệu quả cho quán cà phê, trà sữa mùa lễ, Tết
Chọn mặt bằng & thiết kế không gian quán
Một mặt bằng đắc địa sẽ tạo lợi thế ban đầu trong việc thu hút khách hàng, nhưng để giữ chân họ và biến trải nghiệm thành thói quen, không gian quán cần được thiết kế thông minh, thuận tiện và mang lại cảm giác dễ chịu.
Tiêu chí chọn mặt bằng phù hợp
Theo kinh nghiệm mở quán cafe của nhiều chủ quán thành công, mặt bằng chiếm đến 70% yếu tố quyết định sự thành bại của quán cafe. Do đó, bạn cần xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí sau:
- Vị trí địa lý: Ưu tiên các khu vực gần dân cư, văn phòng, trường học hoặc nơi có lưu lượng khách du lịch cao.
- Mật độ người qua lại: Trong khung giờ cao điểm, lý tưởng là từ 300–500 người/giờ. Điều này giúp đảm bảo quán có lượng khách vãng lai tiềm năng.
- Khả năng tiếp cận: Mặt bằng nên dễ quan sát từ đường chính, có chỗ dừng xe hoặc vỉa hè đủ rộng để khách tiện ghé vào mua.
- Diện tích sử dụng: Tùy mô hình mà lựa chọn phù hợp – với quán cafe take-away, khoảng 15-30m² là đủ; với quán phục vụ tại chỗ, nên từ 50–100m² trở lên.
- Chi phí thuê hợp lý: Để đảm bảo hiệu quả tài chính, tiền thuê mặt bằng không nên vượt quá 15-20% doanh thu dự kiến hàng tháng.
- Hạ tầng kỹ thuật: Ưu tiên nơi có hệ thống điện, nước, internet ổn định để không ảnh hưởng đến hoạt động quán.
- Hướng nhà và ánh sáng: Hướng Đông hoặc Đông Nam được ưa chuộng vì mát mẻ, đón sáng tốt mà không quá nóng như hướng Tây.
- Tầng sử dụng: Tầng trệt hoặc tầng 2 với mặt tiền thông thoáng là lựa chọn tối ưu, giúp tăng khả năng nhận diện và thu hút khách.
- Môi trường xung quanh: Kiểm tra xem cộng đồng dân cư, phong cách sống và mức thu nhập có phù hợp với định vị quán hay không.
- Tiềm năng phát triển: Ưu tiên những khu vực có quy hoạch mở rộng, gia tăng dân cư, hoặc sẽ hình thành trung tâm thương mại, trường học trong tương lai gần.
Bạn không nên vội vàng lựa chọn mặt bằng, hãy khảo sát ít nhất 3-5 vị trí, so sánh ưu nhược điểm kỹ càng trước khi quyết định. Một vị trí tốt sẽ là bệ phóng giúp quán bạn không chỉ “tồn tại” mà còn “bứt phá” trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Mặt bằng chiếm đến 70% yếu tố quyết định sự thành bại của quán cafe
Gợi ý thiết kế không gian quán cafe hiệu quả
Thiết kế không gian vừa đóng vai trò thẩm mỹ, vừa góp phần tạo nên trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ vận hành hiệu quả. Dưới đây là một số nguyên tắc bạn nên lưu ý:
- Tạo điểm nhấn mặt tiền: Khoảng 60% khách quyết định bước vào quán từ ấn tượng ban đầu, nên đầu tư bảng hiệu, màu sắc và bố cục thu hút.
- Tối ưu quy trình phục vụ: Bố trí luồng di chuyển hợp lý giữa quầy pha chế, khu phục vụ, khu thu ngân, giúp nhân viên thao tác nhanh và khách dễ di chuyển.
- Phân chia khu vực rõ ràng: Mỗi khu chức năng như pha chế, tiếp khách, vệ sinh cần sắp xếp khoa học, tránh chồng chéo.
- Ánh sáng và âm thanh: Sử dụng ánh sáng ấm áp, dễ chịu, hạn chế tiếng ồn để tạo không gian thư giãn.
- Thống nhất concept: Chọn phong cách thiết kế phù hợp đối tượng khách hàng mục tiêu và giữ sự nhất quán từ màu sắc đến vật dụng trang trí quán cafe.
- Tận dụng không gian: Với quán nhỏ, hãy ưu tiên nội thất gọn gàng, đa năng và có thể linh hoạt sắp xếp.
- Ưu tiên tính thực tế: Dùng vật liệu dễ lau chùi, bền với thời tiết và phù hợp với môi trường hoạt động liên tục của quán.
Mua sắm thiết bị, nguyên liệu, dụng cụ pha chế
Sau khi lên kế hoạch tài chính và xác định mô hình kinh doanh, bước tiếp theo là chuẩn bị đầy đủ thiết bị, nguyên liệu và dụng cụ cần thiết để quán có thể vận hành trơn tru ngay từ ngày đầu khai trương. Danh mục cần chuẩn bị cho quán cafe quy mô nhỏ (30-50m²):
- Thiết bị pha chế thiết yếu: Máy pha cafe (espresso, pha phin tự động hoặc máy pha filter), máy xay cafe, máy làm đá, tủ lạnh, bình đánh sữa và ống hơi (nếu có máy espresso), máy ép trái cây, máy xay sinh tố.
- Dụng cụ pha chế: Bình tạo bọt sữa, tamper (đối với máy espresso), knock box (hộp đựng bã cafe), ly đong, nhiệt kế, cân điện tử, phin cafe (nếu pha phin truyền thống), bình chứa syrup, sauce, muỗng khuấy, thìa múc.
- Đồ dùng phục vụ: Ly, tách, đĩa theo menu, khay phục vụ, thìa, muỗng, ống hút.
- Thiết bị thu ngân và quản lý: Máy tính tiền hoặc tablet với phần mềm POS, máy in hóa đơn, két đựng tiền.
- Nguyên liệu cơ bản: Cafe hạt hoặc bột, sữa tươi, sữa đặc, đường, syrup các loại, chocolate, sauce, trà các loại, trái cây (nếu có nước ép hoặc sinh tố), đá viên.
Nếu nguồn vốn hạn chế, bạn ưu tiên đầu tư vào những thiết bị thiết yếu trước như máy pha cafe, tủ lạnh và máy làm đá. Các thiết bị khác có thể bổ sung dần khi quán phát triển.
Bạn chuẩn bị các nguyên vật liệu cần thiết để vận hành trơn tru quán cafe
Xây dựng menu & định giá sản phẩm
Menu hợp lý, dễ chọn và định giá đúng sẽ giúp bạn thu hút khách hiệu quả và duy trì kinh doanh bền vững.
Quy trình xây dựng menu
Menu chính là “tấm vé” đưa khách hàng vào quán của bạn. Một menu hấp dẫn, cân đối và tối ưu lợi nhuận cần được xây dựng theo quy trình sau:
Bước 1: Nghiên cứu thị trường và đối thủ
Bạn hãy phân tích menu của 5-10 quán cafe trong khu vực để nắm bắt xu hướng đồ uống nên có trong menu và định vị thương hiệu của họ. Đừng quên ghi chú lại những sản phẩm độc đáo, công thức mới lạ hoặc hình thức trình bày bắt mắt, đây là chất liệu quý giá để làm mới menu của bạn.
Bước 2: Xác định sản phẩm chủ lực
Chọn ra khoảng 3-5 món đặc trưng làm điểm nhấn cho thương hiệu. Các món này đảm bảo có biên lợi nhuận tốt, khả năng chuẩn hóa cao để đảm bảo chất lượng ổn định và tăng tốc độ phục vụ.
Bước 3: Tối ưu hóa chi phí nguyên liệu
Hãy thiết kế danh mục món sao cho có sự trùng lặp nguyên liệu thông minh, từ đó giảm lãng phí và tiết kiệm tồn kho. Đồng thời, ưu tiên các món dễ pha, ít thao tác giúp rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.
Menu hấp dẫn chính là “tấm vé” đưa khách hàng vào quán của bạn
Bước 4: Phân tích Menu Engineering
Áp dụng phương pháp phân tích menu thành 4 nhóm: Ngôi sao (bán chạy, lợi nhuận cao), lợi nhuận (bán ít nhưng lãi cao), phổ biến (bán chạy nhưng lãi thấp) và vấn đề (bán ít, lãi thấp). Từ đó, bạn có thể cân đối lại danh sách món để không chỉ phục vụ gu khách hàng mà còn đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Bước 5: Thiết kế menu trực quan
Sử dụng hình ảnh chất lượng cao, đặc biệt với các món chủ lực. Áp dụng nguyên tắc về hành vi di chuyển mắt (eye movement) để trong bố cục menu để đặt các món có lợi nhuận cao ở vị trí dễ nhìn thấy
Xem thêm: TOP 7 trang web thiết kế menu miễn phí cho quán cafe, trà sữa
Cách định giá sản phẩm
Định giá đúng là yếu tố quyết định đến lợi nhuận của quán. Công thức tính giá bán cạnh tranh:
Giá bán = (Chi phí nguyên liệu / (1 – Tỷ lệ biên lợi nhuận mục tiêu)) × (1 + VAT)
Trong đó:
- Chi phí nguyên liệu: Tổng chi phí trực tiếp để làm ra món đó
- Tỷ lệ biên lợi nhuận mục tiêu: Thường là 65-75% cho đồ uống cafe
- VAT: 10% (nếu áp dụng)
Ví dụ: Chi phí nguyên liệu cho một ly Cappuccino là 12.000đ, biên lợi nhuận mục tiêu là 70%:
Giá bán = (12.000 / (1 – 0.7)) × 1.1 = 40.000đ × 1.1 = 44.000 VNĐ
Chiến lược định giá theo phân khúc khách hàng:
- Phân khúc bình dân: Áp dụng chiến lược “giá tròn” (29k, 39k)
- Phân khúc trung cấp: Áp dụng chiến lược “giá lẻ” (45k, 55k)
- Phân khúc cao cấp: Áp dụng chiến lược “giá chẵn” (60k, 80k)
Tuyển dụng & đào tạo nhân sự
Sau khi hoàn thiện không gian quán, menu và chuẩn bị thiết bị, bước tiếp theo là xây dựng đội ngũ nhân sự. Đây là yếu tố then chốt quyết định trải nghiệm của khách hàng và sự ổn định trong vận hành quán.
- Tuyển dụng đúng người ngay từ đầu: Xác định số lượng nhân viên phù hợp với quy mô quán (ví dụ: quán 30-50m² cần khoảng 2–3 nhân viên gồm pha chế và phục vụ). Ưu tiên ứng viên có thái độ tốt, giao tiếp thân thiện, hơn là chỉ nhìn vào kinh nghiệm.
- Đào tạo chuyên nghiệp: Hướng dẫn kỹ lưỡng từ pha chế, phục vụ đến vệ sinh và xử lý tình huống. Đào tạo không chỉ về kỹ thuật mà cả văn hóa quán, đối tượng khách hàng, và giá trị bạn muốn truyền tải.
Khi nhân viên hiểu rõ vai trò và làm việc ăn ý, quán sẽ tạo được ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ những ngày đầu, điều mà không chiến dịch quảng cáo nào thay thế được.
Xem thêm: Hướng dẫn tính lương nhân viên quán cafe, trà sữa từ A-Z
Xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp để đem lại chất lượng phục vụ đồng nhất cho khách hàng
Thủ tục pháp lý & đăng ký kinh doanh
Khi mở quán cafe, bạn cần hoàn thiện các thủ tục pháp lý sau:
| Loại giấy phép | Cơ quan cấp | Chi phí | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh cá thể hoặc công ty) | Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT | 100.000đ – 1 triệu | Tùy quy mô và loại hình |
| Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm | Phòng Y tế quận/huyện hoặc Sở Y tế | 500.000đ – 1 triệu | Bắt buộc đối với quán có chế biến thực phẩm |
| Giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC | Cảnh sát PCCC | 500.000đ – 2 triệu | Bắt buộc với quán trên 50m² |
| Giấy phép quảng cáo bảng hiệu | UBND quận/huyện | 200.000đ – 1 triệu | Cho bảng hiệu quán |
| Giấy phép lao động (nếu có nhân viên nước ngoài) | Sở LĐ-TB&XH | 600.000đ/người | Nếu có nhân viên nước ngoài |
| Đăng ký mã số thuế cá nhân (nếu là hộ kinh doanh) | Cục thuế | Miễn phí | Dùng để kê khai thuế |
Lưu ý:
- Không kinh doanh khi chưa có đầy đủ giấy phép.
- Không thay đổi ngành nghề, quy mô, địa điểm kinh doanh mà không thông báo.
- Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, PCCC theo quy định.
- Kê khai và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn.
Xem thêm: Thủ tục xin mở quán cafe từ A-Z [Cập nhật 2025]
Bạn phải hoàn thiện giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trước khi mở quán cafe
Lập kế hoạch marketing & truyền thông khai trương
Để quán cafe gây ấn tượng ngay từ ngày đầu hoạt động, bạn cần có kế hoạch marketing rõ ràng từ trước khai trương quán đến sau khi đi vào vận hành.
Trước khai trương (2-4 tuần): Tập trung tạo nhận diện thương hiệu trên mạng xã hội như Facebook, Instagram bằng các bài đăng hậu trường, quá trình setup, không gian quán,… Có thể treo bảng “Sắp khai trương” tại mặt bằng và tổ chức buổi soft opening cho người thân, bạn bè hoặc influencer địa phương để tăng độ nhận biết.
Trong tuần khai trương: Đẩy mạnh thu hút khách bằng các chương trình khuyến mãi như mua 1 tặng 1, giảm giá, tặng quà cho 100 khách đầu tiên. Kết hợp với các hoạt động như check-in nhận quà, minigame, livestream khai trương và ghi lại không khí sôi động để đăng lên fanpage, giúp lan tỏa hình ảnh quán nhanh chóng.
Sau khai trương (1-3 tháng đầu): Duy trì tần suất đăng bài đều đặn (3-5 lần/tuần) với nội dung đa dạng như feedback khách, món mới, hậu trường pha chế. Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết, gửi lời cảm ơn sau lần ghé đầu tiên, và tổ chức các sự kiện nhỏ để tạo sự gắn kết và giữ khách quay lại.
Áp dụng chương trình khuyến mãi mua 1 tặng 1 để thu hút khách hàng mới
Vận hành & quản lý quán cafe sau khai trương
Khai trương thành công mới chỉ là điểm khởi đầu. Để quán cafe hoạt động ổn định và phát triển bền vững, bạn cần quản lý quán cafe sau khai trương với chiến lược vận hành hiệu quả, kiểm soát chất lượng và không ngừng cải tiến mỗi ngày.
Theo dõi hiệu quả hoạt động hàng ngày: Ngay từ những ngày đầu sau khai trương, bạn cần theo dõi các chỉ số như: số lượng đơn hàng, doanh thu, món bán chạy và phản hồi của khách hàng để kịp thời điều chỉnh menu, giá bán hoặc quy trình phục vụ.
Quản lý nhân sự và chất lượng phục vụ: Nhân viên là cầu nối giữa quán và khách hàng. Bạn nên tổ chức các buổi họp đầu ca hoặc cuối ca để lắng nghe phản hồi, chia sẻ khó khăn và duy trì tinh thần làm việc tích cực để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Duy trì chất lượng đồ uống và nguyên liệu: Dù quán đông hay vắng, chất lượng đồ uống cần được đảm bảo đồng nhất. Thiết lập quy trình pha chế chuẩn, kiểm soát nguyên liệu đầu vào và bảo quản đúng cách sẽ giúp bạn duy trì sự ổn định, tránh tình trạng “khách uống lần đầu ngon, lần sau thất vọng”.
Cập nhật và điều chỉnh linh hoạt: Sau 1-3 tháng, hãy nhìn lại toàn bộ hoạt động để xem điều gì cần điều chỉnh: từ bố cục không gian, menu đến quy trình phục vụ. Lắng nghe phản hồi khách hàng và cập nhật xu hướng mới sẽ giúp quán bạn luôn mới mẻ và thu hút.
Sau khi khai trương, bạn phải có chiến lược vận hàng hiệu quả và không ngừng cải tiến mỗi ngày
Kinh nghiệm thực chiến & lỗi thường gặp khi mở quán cafe
Từ kinh nghiệm hỗ trợ hơn 2000 học viên mở quán cafe thành công, Ly Phạm – Dạy Pha Chế tổng hợp 5 sai lầm nghiêm trọng mà người mới thường mắc phải:
Đánh giá thấp chi phí ban đầu: Nhiều người chỉ tính các khoản dễ thấy, bỏ qua chi phí phát sinh như cải tạo, giấy phép, marketing. Hậu quả sẽ dễ khiến cạn vốn trước khi ổn định, vì vậy, bạn hãy dự toán kỹ và có khoản dự phòng 20-30%.
Chọn mặt bằng không phù hợp: Chọn vị trí rẻ nhưng vắng hoặc không hợp concept quán thường dẫn đến ít khách, doanh thu thấp khó bù chi phí. Bạn cần khảo sát kỹ lưu lượng, đặc điểm khu vực và cân nhắc giá thuê với tiềm năng.
Menu quá rộng hoặc quá hẹp: Menu quá nhiều món gây khó kiểm soát chất lượng và nguyên liệu, còn menu quá ít lại bỏ lỡ cơ hội bán hàng, tăng chi phí tồn kho. Vì vậy bạn nên bắt đầu với 10-15 món chủ lực, đảm bảo chất lượng rồi mở rộng dần.
Thiếu kiến thức vận hành thực tế: Bạn chỉ tập trung vào pha chế mà lơ là quản lý tài chính, nhân sự sẽ khiến chi phí không kiểm soát, quán hoạt động kém hiệu quả. Hãy chủ động học hỏi qua các khóa đào tạo hoặc kinh nghiệm làm việc.
Không có chiến lược marketing hiệu quả: Nhiều quán mới chỉ dựa vào khách vãng lai, khiến khách không biết đến hoặc không quay lại. Bạn cần xây dựng kế hoạch marketing từ trước, tập trung thu hút và xây dựng cộng đồng khách hàng.
Bạn nên có 10-15 món chủ đạo để tạo dấu ấn thương hiệu riêng cho quán
Bạn đang muốn mở quán cafe nhưng lo lắng gặp phải những sai lầm không đáng có? Hãy chuẩn bị thật kỹ càng ngay từ đầu bằng cách tham gia các khóa học pha chế chuyên nghiệp tại Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế. Với lộ trình đào tạo thực chiến từ A-Z, Học viện sẽ giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc từ pha chế, quản lý vận hành đến chiến lược marketing hiệu quả, hướng tới mục tiêu đạt lợi nhuận cao và phát triển bền vững.
Đặc biệt, học viên tại Ly Phạm được cập nhật liên tục những kiến thức mới nhất về pha chế, marketing và các chiến lược quảng cáo chuyên sâu. Ngoài ra, bạn còn được hỗ trợ học lại hoàn toàn miễn phí trong vòng 1 năm để củng cố kiến thức và luôn bắt kịp các xu hướng mới nhất trên thị trường.
Ngoài ra, Ly Phạm – Dạy Pha Chế cung cấp hai hình thức học linh hoạt: trực tiếp tại lớp giúp bạn trải nghiệm thực hành chuyên sâu cùng giảng viên hoặc học online trọn đời để dễ dàng sắp xếp thời gian phù hợp với công việc cá nhân.
Lời kết
Mở quán cafe cần những gì và bắt đầu từ đâu sẽ không còn là nỗi băn khoăn nếu bạn nắm rõ lộ trình 9 bước chuẩn bị trong bài viết. Từ khảo sát thị trường, chọn mặt bằng đến tuyển dụng và vận hành, mỗi bước đều góp phần tạo nền tảng vững chắc cho quán.
Dù bạn bắt đầu với số vốn ít hay nhiều, điều quan trọng là có kế hoạch rõ ràng và tinh thần học hỏi không ngừng. Chúc bạn sớm mở được quán cafe như mong muốn và đừng quên theo dõi Ly Phạm – Dạy Pha Chế để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!
