Thị trường cafe Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với đa dạng mô hình từ chuỗi lớn đến các quán cafe quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, để kinh doanh thành công, bạn cần xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe bài bản, chi tiết và rõ ràng ngay từ đầu.
Trong bài viết này, Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch từ A-Z, giúp bạn dễ dàng triển khai và tạo dựng nền tảng vững chắc để cạnh tranh hiệu quả trong ngành F&B.
Quy trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết
Khám phá quy trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết, từ việc nghiên cứu thị trường đến thiết lập các chiến lược vận hành hiệu quả, giúp bạn xây dựng một quán cafe thành công và bền vững.
Xác định ý tưởng và mô hình kinh doanh phù hợp
Xác định ý tưởng và mô hình kinh doanh là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Ý tưởng kinh doanh không chỉ giúp bạn định hình hướng đi cho quán mà còn thu hút đúng đối tượng khách hàng mục tiêu và tạo lợi thế cạnh tranh riêng.
Khi lựa chọn ý tưởng và mô hình kinh doanh, bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố cốt lõi như đối tượng khách hàng hướng đến, khả năng tài chính và thế mạnh của bản thân. Một số mô hình kinh doanh quán cafe phổ biến hiện nay giúp bạn dễ dàng định hình lựa chọn phù hợp của mình:
- Cafe truyền thống: Hướng đến những khách hàng yêu thích sự hoài cổ với không gian thân thuộc, gần gũi và đậm chất xưa cũ.
- Cafe sách hoặc cafe sân vườn: Thích hợp với những khách hàng cần không gian yên tĩnh để làm việc, học tập hay thư giãn.
- Cafe take-away: Phù hợp với đối tượng khách hàng bận rộn, ưu tiên sự tiện lợi và nhanh chóng.
- Cafe specialty (cafe đặc sản): Nhắm đến những khách hàng trẻ tuổi, sành điệu, yêu thích cafe chất lượng cao và nguồn gốc rõ ràng.
Xác định rõ mô hình kinh doanh cafe ngay từ đầu sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực hiệu quả hơn, dễ dàng xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe bài bản và vững chắc.
Xác định mô hình kinh doanh cafe phù hợp giúp bạn định hướng hướng đi cho quán và thu hút khách hàng mục tiêu
Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh
Muốn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả, bạn cần nghiên cứu thị trường thật kỹ để hiểu rõ môi trường cạnh tranh, cập nhật các xu hướng mới nhất, từ đó xác định cơ hội và thách thức trong kinh doanh.
Những yếu tố quan trọng bạn cần tập trung nghiên cứu bao gồm:
- Tình trạng chung của thị trường: Thị trường cafe Việt Nam tiếp tục mở rộng, đặc biệt tại các thành phố lớn. Khách hàng hiện nay không ngại chi trả cao hơn cho những sản phẩm chất lượng và trải nghiệm dịch vụ tốt.
- Xu hướng tiêu dùng nổi bật: Khách hàng ngày càng ưu tiên các sản phẩm cafe rõ nguồn gốc, chất lượng cao và dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi. Dịch vụ cafe take-away và giao hàng tận nơi đang là xu hướng được nhiều khách hàng lựa chọn.
- Phân tích đối thủ cạnh tranh: Bạn cần tìm hiểu kỹ các quán cafe hoạt động quanh khu vực bạn dự định mở (ít nhất 3-5 đối thủ). Xác định rõ những điểm mạnh và điểm yếu về sản phẩm, không gian, giá cả, dịch vụ của đối thủ và chiến lược marketing để xây dựng lợi thế cạnh tranh cho quán của bạn.
Để nhanh chóng xác định xu hướng phù hợp cho quán cafe, bạn hãy khảo sát trực tiếp các mô hình kinh doanh nổi bật, thực hiện phỏng vấn ngắn với khách hàng tiềm năng, đồng thời theo dõi sát sao xu hướng trên các nền tảng mạng xã hội và phân tích kỹ các đánh giá trên Google Maps hay Foody. Tổng hợp đầy đủ và kỹ lưỡng các thông tin này sẽ là cơ sở quan trọng để định hướng rõ ràng và xây dựng lợi thế cạnh tranh hiệu quả.
Bạn cần nghiên cứu thị trường kỹ càng để nắm rõ môi trường cạnh tranh và xu hướng mới nhất
Lập kế hoạch tài chính chi tiết
Lập kế hoạch tài chính chi tiết là bước quan trọng quyết định khả năng triển khai và duy trì hoạt động của quán cafe. Một bản kế hoạch tài chính hoàn chỉnh sẽ dự toán chính xác tổng mức đầu tư ban đầu, kiểm soát tốt các chi phí phát sinh, đồng thời quản lý hiệu quả dòng tiền xuyên suốt quá trình vận hành kinh doanh.
Để xây dựng một kế hoạch tài chính chi tiết, bạn cần tập trung vào các yếu tố sau đây:
- Chi phí đầu tư ban đầu: Đây là khoản đầu tư lớn nhất, bao gồm tiền thuê mặt bằng, trang trí nội thất, mua sắm trang thiết bị pha chế như máy pha cà phê, máy xay cà phê, dụng cụ phục vụ,…
- Chi phí cố định hàng tháng: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên cố định, tiền điện, nước, internet,…
- Chi phí biến đổi hàng tháng: Chủ yếu là nguyên liệu pha chế, bao bì đóng gói, phí marketing và quảng cáo hàng tháng.
- Các nguồn huy động vốn: Xác định rõ nguồn vốn bạn có thể huy động, bao gồm vốn cá nhân, vay ngân hàng hoặc kêu gọi đầu tư từ người thân, bạn bè hay các đối tác tiềm năng.
Dưới đây là bảng ví dụ thực tế về chi phí khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, dựa trên các mức đầu tư phổ biến hiện nay:
| Hạng mục chi phí | Khoản mục cụ thể | Chi phí ước tính (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1. Chi phí đầu tư ban đầu | Tiền thuê mặt bằng (cọc + 1-2 tháng đầu) | 30 – 60 triệu | Tùy vị trí, quy mô |
| Thiết kế & thi công nội thất | 50 – 150 triệu | Gồm bàn ghế, decor, biển hiệu… | |
| Trang thiết bị pha chế (máy móc, tủ lạnh…) | 40 – 100 triệu | Máy xay, máy ép, tủ mát, quầy bar… | |
| Dụng cụ & vật dụng phục vụ | 10 – 20 triệu | Ly, khay, kệ, muỗng, bình lắc… | |
| Tổng đầu tư ban đầu | 200 – 500 triệu | Tuỳ mô hình Take-away hay cafe ngồi lại | |
| 2. Chi phí cố định hàng tháng | Tiền thuê mặt bằng | 10 – 20 triệu | Phụ thuộc khu vực |
| Lương nhân viên (2-4 người) | 15 – 40 triệu | Trung bình 5-10 triệu/người | |
| Điện, nước, internet | 3 – 5 triệu | Có thể tăng nếu dùng máy lạnh thường xuyên | |
| Tổng chi phí cố định | 30 – 60 triệu | Nên dự phòng ít nhất 3 tháng đầu | |
| 3. Chi phí biến đổi hàng tháng | Nguyên liệu pha chế (trà, sữa, syrup…) | 7 – 15 triệu | Tùy sản phẩm chủ lực |
| Bao bì, ly nhựa, ống hút… | 1 – 2 triệu | ||
| Marketing & quảng cáo | 2 – 5 triệu | Chạy ads, phát tờ rơi, mini game… | |
| Tổng chi phí biến đổi | 10 – 20 triệu | Linh hoạt theo doanh số & chiến lược | |
| 4. Nguồn vốn huy động | Vốn tự có | Tuỳ vào khả năng cá nhân | Nên có ít nhất 50% vốn tự chủ |
| Vay ngân hàng | Lãi suất 7 – 12%/năm | Cần kế hoạch trả nợ rõ ràng | |
| Huy động bạn bè, đối tác | Theo thoả thuận | Lưu ý tính pháp lý & chia lợi nhuận |
Bạn chuẩn bị kỹ càng và chi tiết về tài chính sẽ tự tin triển khai kế hoạch kinh doanh quán cafe và chủ động ứng phó trước những biến động của thị trường.
Xem thêm: Chi phí mở quán cafe là bao nhiêu? 10 khoản chi phí cần phải biết
Lựa chọn địa điểm và thiết kế không gian quán cafe
Địa điểm và không gian quán cafe là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút và giữ chân khách hàng. Lựa chọn địa điểm tốt kết hợp với thiết kế không gian hợp lý sẽ giúp quán của bạn nổi bật và tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Khi lựa chọn địa điểm và thiết kế không gian cho quán cafe, bạn nên lưu ý những điểm sau:
- Vị trí thuận lợi: Chọn các khu vực đông dân cư, gần các trung tâm thương mại, trường học, văn phòng để tận dụng lượng khách hàng tiềm năng.
- Khả năng tiếp cận dễ dàng: Đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy và tiếp cận quán của bạn thông qua các tuyến đường chính, chỗ để xe thuận tiện.
- Thiết kế phù hợp với phong cách: Xây dựng không gian quán thống nhất với ý tưởng và mô hình kinh doanh bạn đã lựa chọn, đảm bảo sự hài hòa về màu sắc, bố trí nội thất và ánh sáng.
- Bố trí không gian hợp lý: Sắp xếp khu vực pha chế, phục vụ và chỗ ngồi một cách khoa học để tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Một địa điểm thuận lợi kết hợp với không gian quán ấn tượng và thoải mái sẽ giúp bạn ghi dấu ấn mạnh mẽ trong lòng khách hàng và tạo nên lợi thế cạnh tranh lâu dài.
Lựa chọn địa điểm phù hợp và thiết kế không gian hợp lý sẽ giúp quán của bạn nổi bật và tăng trải nghiệm của thực khách
Xây dựng menu đồ uống hấp dẫn và hiệu quả
Menu đồ uống không chỉ là yếu tố cốt lõi quyết định đến doanh thu mà còn thể hiện rõ bản sắc và thế mạnh của quán cafe. Một menu hấp dẫn, được xây dựng kỹ càng, không chỉ giúp bạn thu hút khách hàng mới mà còn giữ chân khách hàng cũ quay lại thường xuyên.
Khi xây dựng menu đồ uống cho quán cafe, bạn nên tập trung vào các yếu tố quan trọng sau đây:
- Menu đa dạng vừa đủ: Cung cấp đủ các lựa chọn để khách hàng không bị nhàm chán nhưng tránh quá nhiều món làm phức tạp hóa khâu quản lý và vận hành.
- Chất lượng nguyên liệu: Lựa chọn nguyên liệu tươi mới, có nguồn gốc rõ ràng từ các nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng đồng nhất và ổn định.
- Giá cả hợp lý: Định giá menu phù hợp với khả năng chi trả của đối tượng khách hàng mục tiêu, đồng thời cân đối được lợi nhuận mong muốn.
- Món đặc trưng của quán: Xây dựng một hoặc vài món đồ uống đặc biệt, độc đáo chỉ có ở quán của bạn để tạo điểm nhấn và thu hút khách hàng.
Một menu đồ uống được đầu tư bài bản, hấp dẫn và hợp lý sẽ là yếu tố quan trọng giúp bạn nâng cao doanh thu, tạo dựng thương hiệu và giữ chân khách hàng lâu dài.
Menu đồ uống là yếu tố cốt lõi quyết định đến doanh thu, bản sắc và thế mạnh cho quán cafe của bạn
Chiến lược marketing và truyền thông hiệu quả
Chiến lược marketing và truyền thông đúng đắn là yếu tố then chốt trong việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, giúp thu hút khách hàng và xây dựng thương hiệu bền vững cho quán cafe của bạn. Một kế hoạch marketing bài bản giúp bạn tiếp cận hiệu quả hơn với khách hàng mục tiêu, từ đó nâng cao độ nhận diện và tăng trưởng doanh thu.
Khi xây dựng chiến lược marketing và truyền thông cho kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn nên lưu ý những điểm quan trọng sau:
- Xây dựng thương hiệu: Tạo bộ nhận diện thương hiệu rõ ràng, bao gồm logo, slogan, đồng phục nhân viên và bao bì đồ uống để khách hàng dễ dàng nhận biết và ghi nhớ.
- Marketing trực tuyến: Tận dụng tối đa các kênh mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok để tạo tương tác và quảng bá quán một cách rộng rãi và hiệu quả.
- Chương trình ưu đãi và sự kiện: Triển khai các chương trình giảm giá, ưu đãi đặc biệt trong ngày khai trương hoặc vào các dịp đặc biệt để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại.
- Khuyến khích đánh giá và phản hồi: Tích cực tương tác với khách hàng qua các nền tảng trực tuyến, khuyến khích họ để lại đánh giá tích cực và cải thiện chất lượng dịch vụ dựa trên những phản hồi nhận được.
Một chiến lược marketing hiệu quả không chỉ giúp bạn gia tăng lượng khách hàng mà còn tạo dựng một thương hiệu cafe uy tín, phát triển lâu dài trên thị trường.
Xem thêm: Quy trình quảng cáo quán cafe trên Facebook hiệu quả 2025
Xây dựng thương hiệu rõ ràng bao gồm logo, slogan, bao bì,… để khách hàng dễ nhận biết và ghi nhớ sâu sắc
Chuẩn bị giấy tờ pháp lý trước khi mở quán cafe
Trước khi bắt tay vào kinh doanh, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết để đảm bảo hoạt động quán cafe được hợp pháp và vận hành trơn tru:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: Là điều kiện tiên quyết để mở quán hợp pháp.
- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Bắt buộc nếu quán có phục vụ đồ ăn, thức uống.
- Giấy phép kinh doanh tại địa điểm: Nếu địa phương yêu cầu xác nhận cụ thể.
- Các loại thuế cần nộp: Bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu không chỉ giúp bạn tránh rắc rối về pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc để quán cafe hoạt động hiệu quả, ổn định và phát triển lâu dài.
Xem thêm: Thủ tục xin mở quán cafe từ A-Z [Cập nhật 2025]
Bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý trước khi kinh doanh để đảm bảo hoạt động hợp pháp và vận hành trơn tru
Thiết lập quy trình quản lý vận hành và đào tạo nhân viên
Thiết lập một quy trình quản lý vận hành rõ ràng và đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp là bước quan trọng cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Điều này giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru, chất lượng sản phẩm đồng nhất và khách hàng luôn hài lòng khi ghé thăm quán của bạn.
Khi xây dựng quy trình quản lý vận hành và đào tạo nhân viên, bạn cần chú ý những yếu tố quan trọng sau:
- Quy trình rõ ràng: Xây dựng các quy trình cụ thể, từ khâu chuẩn bị nguyên liệu, pha chế đồ uống đến phục vụ khách hàng, nhằm duy trì chất lượng ổn định và đảm bảo hoạt động hiệu quả.
- Quản lý nhân viên: Tổ chức các chương trình đào tạo thường xuyên về kỹ năng pha chế, kỹ năng giao tiếp và phục vụ khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Giám sát và kiểm soát chất lượng: Thường xuyên kiểm tra, giám sát các khâu vận hành, từ khâu nhập nguyên liệu đến khâu phục vụ khách hàng, đảm bảo mọi hoạt động đều theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra.
- Cải tiến liên tục: Dựa trên các phản hồi của khách hàng và nhân viên để liên tục cập nhật, cải tiến quy trình và chất lượng dịch vụ, giúp quán cafe ngày càng hoàn thiện hơn.
Một quy trình quản lý vận hành chặt chẽ và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản sẽ giúp bạn xây dựng thương hiệu uy tín, gia tăng lượng khách hàng trung thành và duy trì sự phát triển bền vững cho quán cafe của mình.
Xem thêm: Các bước quản lý nhân viên quán cafe, trà sữa hiệu quả
Tổ chức các chương trình đào tạo nhân viên thường xuyên để nâng cao chất lượng dịch vụ
Một số lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
Mặc dù bạn đã có một bản kế hoạch chi tiết, nhưng thực tế luôn tiềm ẩn những rủi ro và biến động bất ngờ. Để hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh không mong muốn, hãy lưu ý thêm các điểm sau trong quá trình triển khai kế hoạch kinh doanh quán cafe:
- Dự toán đầy đủ chi phí vận hành:
Nhiều người chỉ quan tâm tới vốn đầu tư ban đầu và bỏ quên các chi phí vận hành như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, nguyên liệu, chi phí tiện ích hàng tháng. Một kế hoạch tài chính kỹ lưỡng nên bao gồm đầy đủ cả chi phí cố định lẫn chi phí phát sinh để đảm bảo ổn định dòng tiền ít nhất trong khoảng 6 tháng đầu.
- Khảo sát thực tế thị trường và đối thủ cạnh tranh:
Thay vì chỉ nghiên cứu trực tuyến, hãy trực tiếp khảo sát thực tế các quán cafe trong khu vực bạn dự kiến mở. Quan sát kỹ về số lượng khách hàng, phong cách trang trí, chất lượng dịch vụ và chính sách giá để xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu, từ đó xây dựng lợi thế cạnh tranh phù hợp.
- Tập trung vào trải nghiệm khách hàng:
Một quán cafe thành công không chỉ dừng lại ở đồ uống ngon hay không gian đẹp. Điều quan trọng là cảm giác, sự tiện lợi và cách khách hàng được phục vụ khi tới quán.
Hãy xây dựng chi tiết các quy trình phục vụ, đưa ra chính sách chăm sóc khách hàng tốt và thường xuyên triển khai các chương trình ưu đãi để khách hàng cảm thấy hài lòng, quay lại thường xuyên.
- Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng:
Thị trường luôn biến động và có thể xảy ra những tình huống không lường trước như giá nguyên liệu tăng, thay đổi chính sách địa phương, hay biến động khách hàng.
Vì thế, bạn nên có các phương án dự phòng rõ ràng, bao gồm kế hoạch ứng phó khẩn cấp như cắt giảm chi phí, điều chỉnh mô hình hoạt động hoặc thay đổi chiến lược marketing nhanh chóng khi cần thiết.
Bạn nên có phương án dự dòng rõ ràng, chi tiết để điều chỉnh mô hình hoạt động khi cần thiết
Khóa học pha chế và kinh doanh thực chiến – Nền tảng vững chắc cho chủ quán thành công
Để giúp các chủ quán cafe tự tin hơn trong quá trình triển khai và vận hành quán, Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế cung cấp khóa học pha chế và kinh doanh cafe thực chiến.
Khóa học pha chế này được thiết kế chuyên sâu, hướng dẫn bài bản từ kỹ năng pha chế chuyên nghiệp đến quản lý vận hành và marketing hiệu quả. Với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm thực tế, bạn sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để chủ động kinh doanh và đạt được thành công lâu dài trong ngành F&B.
Tạm kết
Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bài bản và chi tiết ngay từ ban đầu chính là chìa khóa quyết định sự thành công và phát triển bền vững trong thị trường cafe cạnh tranh hiện nay. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ các bước quan trọng giúp bạn tự tin khởi nghiệp.
Đừng quên tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo từ Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế để có thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh F&B nói chung và kinh doanh đồ uống nói riêng nhé!
