Chi phí mở quán cafe là bao nhiêu? 10 khoản chi phí cần phải biết

Bạn đang ấp ủ giấc mơ khởi nghiệp nhưng chưa biết chi phí mở quán cafe là bao nhiêu? Việc lập kế hoạch chi phí là bước khởi đầu quan trọng để hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh của bạn.

Từ mặt bằng, thiết kế, đến trang thiết bị và nguyên liệu, hãy cùng Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế tìm hiểu chi tiết các khoản chi phí và số vốn cần có để tối ưu ngân sách một cách hiệu quả nhất!

Chi phí mở quán cafe là bao nhiêu? 10 khoản chi phí cần phải biết

Các chi phí khi mở quán cafe mà bạn cần phải biết

Để đầu tư mở quán cafe thành công, việc nắm rõ các khoản chi phí cần thiết là vô cùng quan trọng. Từ mặt bằng, thiết kế nội thất đến nguyên liệu và trang thiết bị, mỗi yếu tố đều ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và hiệu quả kinh doanh của bạn. Cụ thể các chi phí:

Chi phí thuê mặt bằng

Tiền thuê mặt bằng thường chiếm trung bình khoảng 30% tổng các chi phí khi mở quán cafe, và mức kinh phí này sẽ phụ thuộc vào vị trí, diện tích, cũng như mô hình quán cafe mà bạn hướng đến. Thông thường khi thuê mặt bằng bạn cần cân nhắc đến các chi phí:

• Thuê mặt bằng ít nhất 1 năm: Để quán có đủ thời gian xây dựng thương hiệu và thu hút, giữ chân khách hàng, thời gian thuê mặt bằng cần đảm bảo dài hạn. Chủ nhà thường yêu cầu đặt cọc trước 3-6 tháng, đặc biệt với những mặt bằng có tiềm năng kinh doanh cao như mặt đường hay gần trường học.
• Chi phí trang trí quán cafe: Tùy thuộc vào phong cách bạn chọn cho quán, việc sơn sửa và trang trí lại mặt bằng là bước không thể bỏ qua để tạo ấn tượng với khách hàng.
• Cải tạo hệ thống điện nước (nếu cần): Đảm bảo hệ thống điện nước được bố trí hợp lý để hỗ trợ vận hành quán một cách hiệu quả.

Nếu bạn đã sở hữu mặt bằng cá nhân, việc mở quán cafe sẽ thuận lợi hơn rất nhiều vì không cần lo lắng về chi phí thuê. Tuy nhiên, nếu cần thuê mặt bằng, hãy ưu tiên những vị trí thoáng đãng, riêng tư, không quá ồn ào và có chỗ để xe rộng rãi cho khách. Cân nhắc đến những vị trí đắc địa, như góc đường hoặc khu vực đông dân cư, thường mang lại lợi thế lớn trong việc thu hút khách hàng.

Thuê mặt bằng là khoản quan trọng trong chi phí mở quán cafe

Chi phí trang trí quán cafe

Chi phí để xây dựng và trang trí quán cafe sẽ có chênh lệch đáng kể tùy thuộc vào việc bạn tự thực hiện hay sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp. Tự thiết kế và thi công giúp tiết kiệm ngân sách, nhưng bạn cần có kiến thức và kỹ năng cần thiết để đảm bảo quán vừa đẹp mắt, vừa phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Nếu lựa chọn thuê các đơn vị thiết kế và thi công chuyên nghiệp, chi phí thường dao động từ 50 đến 80 triệu đồng cho một quán cafe có quy mô vừa. Mặc dù sẽ làm cho chi phí mở quán cafe cao hơn, nhưng giải pháp này đảm bảo quán của bạn được xây dựng theo phong cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thẩm mỹ và thu hút khách hàng.

Dù chọn phương án nào, hãy luôn ưu tiên thiết kế quán phù hợp với phong cách bạn hướng tới và tập trung vào đối tượng khách hàng mục tiêu, bởi điều này đóng vai trò quan trọng trong việc định hình thương hiệu và tạo sức hút cho quán.

Chi phí trang trí quán cafe

Chi phí đầu tư nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm khoảng 4% – 10% tổng chi phí vận hành quán cafe. Các nguyên vật liệu cần thiết bao gồm: cafe, đường, sữa, bột cacao, siro, trà pha chế, trái cây tươi và các đồ dùng phục vụ như ly, cốc, ống hút, khăn giấy… Đây là những yếu tố quyết định chất lượng đồ uống và trải nghiệm khách hàng.

Để tối ưu chi phí mua nguyên vật liệu, bạn có thể áp dụng các cách sau:

• Lập kế hoạch mua sắm: Dự trù lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Tìm nguồn cung cấp uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp có giá cả hợp lý, chất lượng sản phẩm ổn định và khả năng giao hàng đúng hẹn.
• So sánh giá cả: Khảo sát giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để chọn được mức giá cạnh tranh nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Mua số lượng lớn: Nhập hàng với số lượng lớn thường được hưởng mức giá ưu đãi hơn, giúp tiết kiệm chi phí lâu dài.

Cần lưu ý rằng chi phí nguyên vật liệu có thể dao động tùy thuộc vào loại nguyên liệu, chất lượng, số lượng nhập và thời điểm mua hàng. Việc quản lý chặt chẽ và tối ưu hóa chi phí không chỉ giúp giảm thiểu lãng phí mà còn góp phần giảm chi phí đầu tư mở quán cafe.

Chi phí nguyên vật liệu nên được ưu tiên hàng đầu

Chi phí cơ sở vật chất

Để vận hành quán cafe hiệu quả, chi phí đầu tư cơ sở vật chất nên được lên kế hoạch chi tiết.

• Các dụng cụ cơ bản cần thiết bao gồm: bàn ghế, hệ thống âm thanh, tủ lạnh, quạt gió, hệ thống thông gió, bình đun nước, và máy xay cafe. Tổng chi phí cho các thiết bị này thường dao động từ 30–40 triệu đồng.
• Các thiết bị hỗ trợ bán hàng như máy in hóa đơn, máy tính tiền có giá khoảng 5–10 triệu đồng, giúp quán vận hành chuyên nghiệp hơn.
• Những vật dụng pha chế như ly, tách, phin cafe, khay bưng nước, thùng đá, thường tiêu tốn khoảng 4–5 triệu đồng. Bạn cũng nên chuẩn bị thêm khoảng 3 triệu đồng để mua các vật dụng thiết yếu khác như văn phòng phẩm, dụng cụ lau nhà, và đồ vệ sinh.

Hiện tại, giá thị trường của một số dụng cụ phổ biến như sau:

• Tủ lạnh: 7–15 triệu đồng
• Máy pha cafe: 50–200 triệu đồng tùy loại
• Bàn ghế gỗ: Khoảng 10 triệu đồng

Ví dụ: Nếu mở quán cafe với mục tiêu vận hành trong 6 tháng đầu, bạn cần hạch toán vốn đầu tư cơ sở vật chất một cách chi tiết, cơ bản một số vật dụng cơ bản như:

Bảng trên chỉ mang tính chất tham khảo, giá thành của từng sản phẩm có thể thay đổi tùy theo thương hiệu và chất lượng cụ thể.

Chi phí đầu tư cơ sở vật chất mở quán cafe

Chi phí cho phần mềm quản lý quán cafe

Trong thời đại công nghệ, việc ứng dụng các phần mềm quản lý vào vận hành quán cafe không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực tối ưu tối đa chi phí mở quán cafe. Dưới đây là một số giải pháp phần mềm thiết yếu cùng chi phí ước tính mà bạn nên cân nhắc:

• Hệ thống POS: Đảm nhận các chức năng như order, thanh toán, xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh số và lập báo cáo. Đây là giải pháp quản lý toàn diện không thể thiếu trong các quán cafe hay các mô hình trà sữa hiện đại.
• Hệ thống đặt hàng trực tuyến: Giúp tiếp nhận và xử lý đơn hàng online, quản lý menu và giao tiếp với khách hàng. Chi phí trung bình khoảng 99 USD/tháng (hơn 2,4 triệu đồng).
• Ứng dụng di động: Tăng cường trải nghiệm khách hàng thông qua các tiện ích đặt hàng, tích điểm hoặc nhận ưu đãi. Chi phí phát triển ứng dụng dao động từ 5.000 – 20.000 USD (120 – 500 triệu đồng).
• Phần mềm CRM (Quản lý quan hệ khách hàng): Quản lý dữ liệu khách hàng và xây dựng mối quan hệ dài hạn, hỗ trợ marketing hiệu quả. Chi phí từ 10 – 100 USD/người dùng/tháng (200 nghìn – 2,4 triệu đồng).
• Phần mềm kế toán: Theo dõi tài chính, báo cáo thu chi, và lập ngân sách cho quán. Chi phí dao động từ 20 – 60 USD/tháng (500 nghìn – 1,4 triệu đồng).
• Phần mềm lập kế hoạch nhân viên: Sắp xếp lịch làm việc, quản lý ca làm, đảm bảo vận hành trơn tru. Chi phí khoảng 20 USD/tháng (gần 500 nghìn đồng).
• Phần mềm quản lý hàng tồn kho: Theo dõi chính xác lượng hàng tồn, tránh lãng phí và đảm bảo nguồn cung liên tục. Chi phí từ 50 – 200 USD/tháng (1,2 – 5 triệu đồng).

Lưu ý chi phí phần mềm có thể thay đổi tùy thuộc vào tính năng, quy mô quán và nhà cung cấp. Khi lựa chọn, hãy cân nhắc nhu cầu thực tế và ngân sách của bạn để đảm bảo giải pháp phần mềm mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Chi phí thuê nhân viên phục vụ

Tổ chức đào tạo một đội ngũ nhân sự chất lượng là khoản chi không thể thiếu trong các khoản chi phí khi mở quán cafe. Nếu biết cách tuyển dụng bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian đào tạo nhân viên, ưu tiên chọn những bạn nhân viên đã có kinh nghiệm, tay nghề cao để giúp quán nhanh chóng ổn định và nâng cao chất lượng dịch vụ của quán.

Bên cạnh đó chủ quán cũng nên tham gia khóa học pha chế đồ uống, để có thể quản lý tốt quầy pha chế cũng như tự đào tạo cho đội ngũ nhân viên của mình. Chính vì thế, các khóa học pha chế chuyên sâu và khởi đầu kinh doanh quán cafe đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều nhà đầu tư hiện nay.

Chi phí trả lương nhân sự sẽ tùy thuộc vào vị trí và thời gian làm việc của từng người, bạn có thể tham khảo:

• Nhân viên phục vụ: 3.000.000 – 6.000.000 đồng/người/tháng
• Nhân viên pha chế: 5.000.000 – 7.000.000 đồng/người/tháng
• Quản lý cửa hàng: 7.000.000 – 9.000.000 đồng/người/tháng
• Thu ngân: 4.800.000 – 6.500.000 đồng/người/tháng
• Lao công: 3.500.000 – 6.000.000 đồng/người/tháng

Bảng trên chỉ mang tính chất tham khảo, giá thành của từng sản phẩm có thể thay đổi tùy theo thương hiệu và chất lượng cụ thể.

Đầu tư vào đội ngũ nhân sự không chỉ là một khoản chi phí mở quán cafe xứng đáng để đầu tư, mà còn là nền tảng để xây dựng một quán cafe chuyên nghiệp và bền vững.

Chi phí thuê nhân viên cho quán cafe

Chi phí marketing, quảng cáo quán cafe

Khi lập kế hoạch chi phí mở quán cafe, chi phí marketing nên được chú ý. Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu, gia tăng mức độ nhận diện và thu hút khách hàng đến với quán.

Các chiến lược marketing online là lựa chọn tối ưu cho quán cafe, đặc biệt trên các nền tảng phổ biến như Facebook, instagram, GrabFood, Foody, Now, Lozi… Đây là những kênh vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí, giúp quán tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng các hoạt động marketing offline để tăng tính tương tác trực tiếp, như thiết kế poster, phát voucher giảm giá, hoặc tổ chức các trò chơi nhận quà. Những chiến lược này không chỉ tạo ấn tượng mạnh với khách hàng mà còn thúc đẩy doanh thu trong những ngày đầu khai trương.

Chi phí cho marketing sẽ thay đổi tùy theo nền tảng và quy mô chiến dịch. Bạn nên cân đối ngân sách và lựa chọn chiến lược phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả đầu tư, đảm bảo quán cafe của bạn luôn nổi bật và thu hút khách hàng.

Marketing, quảng cáo là chi phí mở quán cafe quan trọng

Chi phí làm giấy tờ đăng ký kinh doanh

Chi phí làm giấy tờ kinh doanh là khoản phí bắt buộc phải có để quán cafe của bạn vận hành một cách hợp pháp. Các loại giấy phép cần thiết và chi phí sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí kinh doanh và các dịch vụ mà quán cung cấp. Dưới đây là một số giấy phép phổ biến cần lưu ý khi mở quán:

• Giấy phép kinh doanh: Đây là giấy phép cơ bản để quán cafe của bạn hoạt động hợp pháp. Chi phí và quy trình xin cấp sẽ tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và khu vực bạn đăng ký.
• Giấy phép dịch vụ ăn uống: Để phục vụ đồ ăn và đồ uống tại quán, bạn cần giấy phép này. Chi phí thường dựa trên số lượng chỗ ngồi và vị trí kinh doanh.
• Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm: Được cấp bởi Bộ Y tế, giấy phép này đảm bảo rằng quán của bạn tuân thủ các quy định về vệ sinh và an toàn thực phẩm.
• Giấy phép phòng cháy chữa cháy: Được cấp bởi Sở Cứu hỏa, giấy phép này xác nhận rằng cơ sở của bạn đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về an toàn hỏa hoạn.
• Giấy phép treo biển hiệu: Chi phí in ấn và lắp đặt biển hiệu thường chiếm từ 3% đến 6% doanh thu quán, tùy thuộc vào thiết kế và quy định của địa phương. Việc đảm bảo biển hiệu tuân thủ các tiêu chuẩn về kích thước và nội dung là điều cần thiết để tránh vi phạm pháp luật.

Chi phí duy trì quán cafe trong 3 tháng đầu

Sau khi quán cafe đi vào hoạt động, việc duy trì quán trong 3 tháng đầu là một thử thách lớn với nhiều khoản chi phí cần quản lý chặt chẽ. Các khoản cần chi bao gồm tiền PR và marketing để thu hút khách hàng, chi phí điện nước, điện thoại, tiền lương cho nhân viên, nguyên liệu pha chế, và thậm chí là các chương trình quà tặng để giữ chân khách hàng.

Đây là khoản chi phí không hề nhỏ, và nếu không dự trù kỹ lưỡng, bạn rất dễ rơi vào tình trạng hụt vốn, ảnh hưởng đến quá trình vận hành. Ví dụ, với số vốn 300 triệu, bạn nên dành khoảng 150 triệu đầu tư cơ sở vật chất và 150 triệu còn lại để duy trì hoạt động trong giai đoạn khó khăn ban đầu. Điều quan trọng là không bao giờ tiêu hết toàn bộ số vốn trong tay, vì quán cần có nguồn tài chính dự phòng để vượt qua những tình huống không lường trước.

Sau khi tính toán chi phí mở quán cafe, hãy lập một bảng hạch toán chi tiết để kiểm soát ngân sách và đảm bảo rằng bạn luôn biết rõ số vốn cần thiết để vận hành hiệu quả.

Chi phí phát sinh khi mở quán cafe

Chi phí phát sinh là yếu tố cần dự trù kỹ để đảm bảo quán vận hành ổn định, đặc biệt trong giai đoạn đầu.

• Thuê nhân viên: Mức lương cho nhân viên phục vụ dao động từ 3 – 6 triệu đồng/người/tháng, tùy khối lượng và thời gian làm việc.
• Chi phí duy trì quán: Dự trù khoảng 100 triệu đồng cho 3 tháng đầu để chi trả các khoản điện, nước, wifi, và chương trình ưu đãi khách hàng.
• Chi phí phát sinh: Các khoản không lường trước như may đồng phục, giặt ủi khăn, thay thế vật dụng hỏng, mực in hóa đơn… Cần chuẩn bị quỹ dự phòng để xử lý kịp thời.

Lập bảng hạch toán chi tiết và dự trù quỹ dự phòng sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả và sẵn sàng đối mặt với các tình huống bất ngờ trong quá trình kinh doanh.

Dự trù cho những khoản chi phí phát sinh sau khi mở quán

Các bước lập kế hoạch chi phí mở 1 quán cafe

Để lập bảng chi phí mở quán cafe một cách cụ thể và dễ dàng kiểm soát, bạn có thể thực hiện theo 4 bước dưới đây.

• Lên danh sách các khoản chi: Liệt kê toàn bộ các hạng mục cần đầu tư, từ chi phí mặt bằng, trang thiết bị, nguyên liệu đến các khoản chi cho marketing và nhân sự.
• Khảo sát và tìm kiếm thông tin về giá thị trường: Tìm hiểu giá cả thực tế của các hạng mục để có kế hoạch ngân sách sát với nhu cầu và quy mô quán cafe.
• Tính toán và cân đối chi phí: Phân bổ nguồn vốn hợp lý giữa chi phí đầu tư ban đầu, chi phí duy trì hoạt động và dự trù chi phí phát sinh.
• Lập mẫu kế hoạch chi phí: Xây dựng một bảng chi tiết để dễ dàng theo dõi và điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế của quán.

Ngoài những chi phí kể trên, bạn nên chuẩn bị ngân sách để duy trì hoạt động trong ít nhất 3 tháng đầu, đồng thời dự trù các chi phí phát sinh để đảm bảo quán vận hành ổn định. Lưu ý, các khoản chi này mang tính chất tham khảo và có thể cần điều chỉnh để phù hợp với quy mô và phong cách kinh doanh của quán cafe.

Lời kết

Chi phí mở quán cafe cần được xác định rõ ràng và chi tiết theo từng hạng mục để giảm thiểu rủi ro tài chính trong quá trình mở quán. Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn để lập kế hoạch ngân sách phù hợp cho quán cafe của mình. Đừng quên theo dõi Ly Phạm – Dạy Pha Chế để cập nhật thêm nhiều kiến thức kinh doanh hữu ích và công thức pha chế độc đáo, đồng hành cùng bạn trên hành trình thực hiện giấc mơ khởi nghiệp!