Nội quy quán cafe là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành của bất kỳ cửa hàng đồ uống nào. Một hệ thống nội quy rõ ràng không chỉ hỗ trợ quản lý dễ dàng hơn, mà còn tạo trải nghiệm tích cực cho khách hàng, từ đó góp phần xây dựng thương hiệu bền vững.
Trong bài viết này, Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng nội quy nhân viên quán cafe hiệu quả, cung cấp mẫu nội quy chuẩn và gợi ý cách trình bày bảng nội quy sao cho dễ hiểu, dễ áp dụng, phù hợp với cả quán nhỏ lẫn mô hình chuỗi. Tìm hiểu ngay!
Tại sao cần xây dựng nội quy quán cafe rõ ràng và chi tiết?
Để vận hành mô hình quán cafe hiệu quả, nội quy rõ ràng là yếu tố không thể thiếu. Quy định này giúp thống nhất quy trình làm việc, kiểm soát chất lượng và quản lý nhân sự tốt hơn. Dưới đây là những nội dung quan trọng cần có trong nội quy quán cafe:
Vai trò của nội quy trong quản lý quán cafe chuyên nghiệp
Trong thị trường F&B cạnh tranh hiện nay, xây dựng nội quy trong quản lý quán cafe không đơn thuần là đưa ra các quy định cứng nhắc, mà còn là một giải pháp quản lý hiệu quả giúp quán hoạt động ổn định và chuyên nghiệp hơn. Một hệ thống nội quy bài bản sẽ đóng vai trò như kim chỉ nam cho toàn bộ đội ngũ, định hướng rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và tiêu chuẩn công việc của từng vị trí.
Nhờ có nội quy, nhân viên hiểu rõ kỳ vọng của chủ quán, từ quy trình pha chế, cách giao tiếp với khách đến việc duy trì hình ảnh thương hiệu. Đồng thời, nội quy cũng là căn cứ để đánh giá hiệu suất, xử lý vi phạm và thực hiện khen thưởng công bằng, tránh những mâu thuẫn nội bộ không đáng có.
Vai trò của nội quy trong quản lý quán cafe chuyên nghiệp
Lợi ích khi có nội quy nhân viên quán cafe chuẩn
Thiết lập mẫu nội quy quán cafe chuẩn mực mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả chủ quán và nhân viên. Đầu tiên, nội quy đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn đồng đều, bất kể khách được phục vụ bởi nhân viên nào, họ đều sẽ nhận được trải nghiệm nhất quán về phong cách phục vụ, thái độ và sản phẩm.
Ngoài ra, nội quy rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và công sức đào tạo nhân viên mới. Thay vì hướng dẫn bằng lời nói rời rạc, chủ quán có thể sử dụng bảng nội quy như một tài liệu hướng dẫn chính thức, giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả.
Không kém phần quan trọng, nội quy tạo ra môi trường làm việc công bằng và minh bạch. Khi tất cả đều tuân theo cùng một quy chuẩn từ giờ giấc, tác phong đến xử lý vi phạt, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, từ đó gắn bó và nỗ lực hơn trong công việc.
Lợi ích khi có nội quy nhân viên quán cafe chuẩn
Tác động tích cực đến trải nghiệm khách hàng và vận hành quán
Khi nội quy quán cafe được áp dụng nghiêm túc, hiệu quả sẽ thấy rõ trong trải nghiệm của khách hàng. Từ sự đồng đều trong cách phục vụ, thái độ chuyên nghiệp của nhân viên đến quy trình vệ sinh, pha chế được kiểm soát kỹ, tất cả đều góp phần tạo nên ấn tượng tốt trong lòng khách.
Về vận hành, nội quy giúp đội ngũ làm việc trơn tru hơn, tránh chồng chéo nhiệm vụ và giảm thời gian phục vụ. Nhờ đó, khách hàng không phải chờ đợi lâu và quán cũng tối ưu được hiệu suất hoạt động.
Đặc biệt, sự chuyên nghiệp này chính là yếu tố giúp xây dựng uy tín thương hiệu. Khi khách hàng hài lòng và tin tưởng, họ sẽ quay lại và sẵn sàng giới thiệu quán cho bạn bè, người thân, tạo nên hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ và bền vững trong kinh doanh.
Tác động tích cực đến trải nghiệm khách hàng và vận hành quán
Những quy định quan trọng cần có trong nội quy quán cafe
Một bảng nội quy quán cafe hiệu quả cần bao gồm đầy đủ các nội dung cốt lõi, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp trong vận hành, vừa dễ hiểu và dễ áp dụng cho nhân viên ở mọi cấp độ. Dưới đây là những nội dung quan trọng mà chủ quán nên áp dụng:
Quy định về thời gian làm việc và giờ giấc nhân viên
Quy định thời gian làm việc rõ ràng là nền tảng đảm bảo quán vận hành ổn định, đặc biệt trong giờ cao điểm. Bạn cần xây dựng khung giờ cụ thể cho từng ca làm, ví dụ, ca sáng từ 6h00–14h00, ca chiều từ 14h00–22h00, cùng thời gian nghỉ giữa ca hợp lý (khoảng 30 phút) để nhân viên có thể ăn uống và nghỉ ngơi.
Bên cạnh đó, nội quy cũng cần quy định rõ về chấm công, báo cáo đi trễ, về sớm hoặc xin nghỉ phép đột xuất. Quy định rõ thời gian báo trước và cách thức thông báo sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp lịch làm, đồng thời hạn chế tình trạng thiếu hụt nhân sự bất ngờ.
Điểm quan trọng khác là chính sách thay ca và tăng ca. Nội quy cần có hướng dẫn cụ thể về trách nhiệm khi thay ca, mức phụ cấp nếu tăng ca và cách xác nhận người thay thế. Tránh tình trạng thiếu nhân sự trong những giờ cao điểm và đảm bảo chất lượng phục vụ luôn được duy trì ổn định.
Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý quán cafe phổ biến và tốt nhất hiện nay
Quy định về thời gian làm việc và giờ giấc nhân viên
Quy định về trang phục, hình thức và tác phong làm việc
Trang phục ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh chuyên nghiệp của quán trong mắt khách hàng. Do đó, nội quy cần quy định rõ ràng về đồng phục cho từng vị trí. Ví dụ, nhân viên pha chế mặc áo polo đen, quần âu và đeo tạp dề; nhân viên phục vụ sử dụng sơ mi trắng phối cùng quần âu hoặc chân váy đen. Trang phục cần sạch sẽ, gọn gàng và đồng bộ trong toàn bộ ca làm việc.
Về hình thức cá nhân, nội quy cần quy định về cắt tóc, trang điểm, đeo trang sức và vệ sinh cá nhân. Tóc cần được buộc gọn gàng, không che mặt; trang điểm nhẹ nhàng, tự nhiên; hạn chế đeo trang sức cồng kềnh có thể ảnh hưởng đến công việc. Đặc biệt, nhân viên làm việc trực tiếp với thực phẩm cần cắt móng tay ngắn, rửa tay thường xuyên và đảm bảo vệ sinh cá nhân tốt nhất.
Tác phong làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Nhân viên cần giữ thái độ lịch sự, thân thiện, nói chuyện với âm lượng vừa phải, dễ nghe. Khi di chuyển trong quán, cần đi nhẹ nhàng, tránh gây tiếng ồn và luôn quan sát xung quanh để hỗ trợ khách hàng kịp thời. Những hành vi như đùa giỡn, nói chuyện riêng hoặc đứng tụ tập cần được hạn chế tối đa trong giờ làm việc.
Quy định về trang phục, hình thức và tác phong làm việc
Quy định về vệ sinh, an toàn lao động trong quán cafe
Trong ngành F&B, vệ sinh và an toàn thực phẩm là yếu tố bắt buộc để đảm bảo chất lượng dịch vụ và bảo vệ sức khỏe khách hàng. Vì vậy, nội quy quán cafe cần có những quy định rõ ràng và chặt chẽ về vệ sinh cá nhân, dụng cụ, thiết bị và khu vực chế biến.
Trước mỗi ca làm việc, nhân viên phải rửa tay đúng cách bằng xà phòng, đặc biệt sau khi dùng toilet, tiếp xúc với tiền, rác hoặc vật dụng bẩn. Quán nên phổ biến 5 thời điểm rửa tay quan trọng và hướng dẫn chuẩn theo Bộ Y tế để nâng cao ý thức và đảm bảo vệ sinh trong suốt thời gian làm việc.
Các thiết bị như máy pha cafe, máy xay, dụng cụ pha chế cần được vệ sinh định kỳ hoặc ngay sau khi sử dụng. Khu vực chế biến và quầy bar phải luôn được lau dọn sạch sẽ, khử khuẩn và kiểm tra thường xuyên nhằm tránh nguy cơ lây nhiễm chéo hoặc phát sinh mùi khó chịu.
Về bảo quản nguyên liệu, nội quy cần quy định rõ:
- Nguyên liệu khô như trà, cà phê phải được để trong hộp kín ở nơi thoáng mát;
- Sữa và nguyên liệu tươi cần bảo quản lạnh đúng nhiệt độ;
- Thành phẩm như bánh ngọt phải trưng bày trong tủ mát và thay mới định kỳ để đảm bảo chất lượng và an toàn cho khách hàng.
Quy định về vệ sinh, an toàn lao động trong quán cafe
Bảo quản tài sản chung và trách nhiệm của nhân viên
Bảo quản tài sản là trách nhiệm của tất cả nhân viên và cần được quy định rõ ràng trong nội quy quán cafe. Nhân viên cần được hướng dẫn cách sử dụng đúng các thiết bị như máy pha cà phê, máy xay, máy làm đá hay hệ thống âm thanh từ thao tác vận hành cơ bản đến cách xử lý khi phát hiện sự cố.
Nội quy cần quy định về trách nhiệm kiểm tra và báo cáo tình trạng thiết bị hàng ngày. Ca sáng có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ máy móc trước khi hoạt động, còn ca tối cần tắt nguồn, vệ sinh và kiểm tra an toàn trước khi đóng quán. Bất kỳ hư hỏng hay bất thường cần được ghi chép và báo cáo quản lý để xử lý kịp thời.
Đối với các vật dụng nhỏ như ly, tách, khay, dụng cụ pha chế,… nội quy cần hướng dẫn sử dụng cẩn thận và quy định rõ trách nhiệm khi có hư hỏng do bất cẩn. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa hao mòn tự nhiên và lỗi chủ quan để đảm bảo tính công bằng trong xử lý. Nội quy này giúp nhân viên có ý thức bảo vệ tài sản mà không tạo áp lực quá mức trong công việc.
Bảo quản tài sản chung và trách nhiệm của nhân viên
Những điều cấm kỵ và quy tắc ứng xử trong giờ làm việc
Các quy tắc ứng xử trong giờ làm việc cần được quy định cụ thể để đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và tích cực. Nhân viên không sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm, trừ trường hợp khẩn cấp và phải được sự đồng ý của quản lý. Điện thoại để chế độ im lặng và cất giữ trong tủ đồ cá nhân để tránh làm mất tập trung trong công việc.
Ngoài ra, nhân viên hạn chế ăn uống tại khu vực phục vụ khách hoặc khu vực chuẩn bị thức uống. Ăn uống chỉ được phép trong giờ nghỉ và tại khu vực được chỉ định. Đặc biệt, nghiêm cấm nếm thử đồ uống của khách hàng hoặc sử dụng dụng cụ pha chế để pha đồ uống cho bản thân mà không được phép.
Về quan hệ đồng nghiệp, nội quy cần nhân mạnh tinh thần hỗ trợ lẫn nhau, tránh xung đột và giải quyết mâu thuẫn văn minh. Nghiêm cấm nói xấu đồng nghiệp trước mặt khách hàng, thảo luận vấn đề cá nhân trong giờ làm hoặc tạo nhóm nhỏ gây chia rẽ đội ngũ. Mọi khiếu nại hay bất đồng cần được báo cáo trực tiếp với quản lý để giải quyết công bằng và kịp thời.
Những điều cấm kỵ và quy tắc ứng xử trong giờ làm việc
Quy định xử lý kỷ luật và hình thức xử phạt vi phạm
Hệ thống kỷ luật trong nội quy nhân viên quán cafe cần thiết kế theo nguyên tắc công bằng, minh bạch và có tính giáo dục. Các mức độ vi phạm cần được phân loại rõ ràng từ nhẹ đến nặng với các hình thức xử lý tương ứng. Vi phạm nhẹ như đi trễ dưới 15 phút, quên mặc đồng phục có thể xử lý bằng cách nhắc nhở lần đầu, cảnh cáo bằng miệng lần thứ hai.
Vi phạm vừa như đi trễ quá 30 phút, không giữ vệ sinh, cư xử thiếu chuyên nghiệp với khác có thể bị lập biên bản và trừ lương theo quy định. Các hành vi nghiêm trọng như thiếu trung thực, vi phạm vệ sinh an toàn thực phẩm, sử dụng quán vào mục đích cá nhân có thể xem xét chấm dứt hợp đồng.
Quan trọng, nội quy cần quy định rõ quy trình xử lý vi phạm, bao gồm ghi nhận vi phạm, thời gian nhân viên được giải trình, cách thức khiếu nại nếu không đồng ý với quyết định xử lý. Mỗi vi phạm cần được ghi chép chi tiết vào hồ sơ nhân viên và thông báo rõ ràng để tạo cơ hội cho nhân viên cải thiện. Đồng thời, có chính sách khuyến khích nhân viên có thành tích tốt để tạo động lực cho toàn đội ngũ.
Xem thêm: Hướng dẫn tính lương nhân viên quán cafe, trà sữa từ A-Z
Quy định xử lý kỷ luật và hình thức xử phạt vi phạm
Mẫu nội quy nhân viên quán cafe chuẩn
Mẫu nội quy nhân viên quán cafe chi tiết 2025
Dưới đây là mẫu nội quy quán cafe được thiết kế chi tiết và thực tế, dễ áp dụng cho các quán cafe vừa và nhỏ:
PHẦN I: QUY ĐỊNH CHUNG
Tất cả nhân viên làm việc tại quán cafe đều có trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trong bản nội quy này. Nội quy có hiệu lực kể từ ngày ký hợp đồng lao động và được áp dụng xuyên suốt thời gian làm việc tại quán. Mọi thay đổi, bổ sung nội quy sẽ được thông báo bằng văn bản trước ít nhất 7 ngày và cần có chữ ký xác nhận của nhân viên.
PHẦN II: THỜI GIAN VÀ CHẤM CÔNG
Ca làm việc được phân chia như sau: Ca sáng từ 6:30-14:30, ca chiều từ 14:30-22:30. Nhân viên cần có mặt tại quán trước 15 phút so với giờ bắt đầu ca để chuẩn bị công việc. Chấm công được thực hiện qua hệ thống máy chấm công hoặc ứng dụng trên điện thoại được chỉ định. Đi trễ từ 5-15 phút sẽ bị nhắc nhở, từ 15-30 phút bị cảnh cáo và trừ 50% lương giờ đó, trên 30 phút sẽ bị trừ lương cả ca và cảnh cáo bằng văn bản.
PHẦN III: TRANG PHỤC VÀ HÌNH THỨC
Nhân viên nam mặc áo polo đen, quần tây đen, giày da màu đen. Nhân viên nữ mặc áo sơ mi trắng hoặc áo polo đen, quần tây hoặc chân váy đen dài ngang gối, giày cao gót không quá 5cm màu đen. Tất cả nhân viên đều phải đeo thẻ tên, tạp dề màu đen có logo quán và giữ tóc gọn gàng, sạch sẽ. Nghiêm cấm mặc đồ rách, bẩn, quần jean, áo thun, dép tông hoặc giày thể thao khi làm việc.
Các điểm cần lưu ý khi soạn thảo nội quy nhân viên
Khi xây dựng nội quy nhân viên quán cafe, điều quan trọng nhất là phải đảm bảo tính khả thi và phù hợp với thực tế của quán. Không nên áp đặt những quy định quá cứng nhắc hoặc không phù hợp với quy mô, điều kiện kinh doanh của quán.
Ví dụ, một quán cafe nhỏ với 3-4 nhân viên không nên áp dụng nội quy phức tạp như các chuỗi lớn, mà cần tập trung vào những quy định cơ bản nhất về thái độ phục vụ, vệ sinh và giờ giấc làm việc.
Nội quy cần được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để mọi nhân viên, kể cả những người có trình độ học vấn không cao cũng có thể nắm bắt được. Tránh sử dụng những thuật ngữ pháp lý phức tạp hoặc câu văn dài, khó hiểu. Thay vào đó, nên sử dụng những câu ngắn, súc tích và đưa ra các ví dụ cụ thể để minh họa cho từng quy định.
Một điểm quan trọng khác là nội quy phải có tính nhân văn và tôn trọng quyền lợi của nhân viên. Bên cạnh những quy định về trách nhiệm và nghĩa vụ, cần có những điều khoản về quyền lợi, chế độ đãi ngộ và cơ chế bảo vệ nhân viên. Điều này không chỉ giúp tạo động lực làm việc mà còn thể hiện sự quan tâm của chủ quán đối với đội ngũ, từ đó xây dựng lòng trung thành và gắn bó lâu dài.
Các điểm cần lưu ý khi soạn thảo nội quy nhân viên
Cách trình bày bảng nội quy quán cafe để dễ hiểu, dễ thực thi
Bảng nội quy quán cafe cần được thiết kế theo nguyên tắc dễ nhìn, dễ đọc và dễ nhớ. Sử dụng font chữ rõ ràng, kích thước vừa phải, không quá nhỏ khiến khó đọc nhưng cũng không quá lớn gây lãng phí không gian. Bạn nên chọn màu sắc trang nhã, chuyên nghiệp như đen trắng hoặc xanh navy để tạo cảm giác nghiêm túc nhưng không gây áp lực.
Cấu trúc bảng nội quy nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn. Những quy định về an toàn, vệ sinh và thái độ phục vụ khách hàng nên được đặt ở vị trí dễ thấy nhất. Sử dụng bullet point, số thứ tự hoặc biểu tượng để phân chia các mục khác nhau, giúp người đọc dễ dàng theo dõi và ghi nhớ.
Kích thước và vị trí treo bảng nội quy cũng rất quan trọng. Bảng nên có kích thước đủ lớn để nhân viên có thể đọc được từ khoảng cách 1-2 mét và được đặt ở vị trí mà mọi nhân viên đều có thể nhìn thấy hàng ngày như khu vực thay đồ, khu vực chuẩn bị ca làm việc. Ít nhất 2-3 bản copy của bảng nội quy được đặt ở các vị trí khác nhau để đảm bảo mọi người đều có thể tiếp cận được.
Cách trình bày bảng nội quy quán cafe để dễ hiểu, dễ thực thi
Học pha chế bài bản để vận hành quán cafe chuyên nghiệp tại Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế
Một bản nội quy quán cafe chỉ thật sự phát huy hiệu quả khi được xây dựng trên nền tảng vận hành rõ ràng và quy trình làm việc chuyên nghiệp. Để đạt được điều đó, bạn cần có kiến thức thực tế về quy trình pha chế, setup vận hành, đào tạo nhân viên và kiểm soát chất lượng đồ uống.
Tại Học viện Ly Phạm – Dạy Pha Chế, các khóa học pha chế được thiết kế chuyên biệt dành cho người kinh doanh, từ người mới khởi nghiệp đến các chủ quán đang muốn chuẩn hóa mô hình. Bạn sẽ được hướng dẫn cách lên menu chuẩn quán, xây dựng quy trình pha chế bài bản, đồng thời hiểu rõ cách đào tạo và kiểm soát nhân sự theo đúng tiêu chuẩn nội quy.
Nếu bạn muốn xây dựng một quán cafe không chỉ đẹp mà còn vận hành ổn định, chuyên nghiệp và phát triển lâu dài, đây chính là bước khởi đầu đáng đầu tư.
Liên hệ ngay qua Hotline 0964.220.088 để được tư vấn khóa học phù hợp với định hướng kinh doanh của bạn.
Lời kết
Nội quy quán cafe là một phần không thể thiếu để xây dựng quy trình vận hành bài bản, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và mang đến trải nghiệm nhất quán cho khách hàng. Khi được xây dựng đúng và thực thi nghiêm túc, nội quy không chỉ giúp quán vận hành trơn tru mà còn góp phần củng cố văn hóa đội ngũ và thương hiệu của bạn.
Chúc bạn sớm thiết lập được bộ nội quy phù hợp với mô hình kinh doanh của mình và đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo từ Ly Phạm – Dạy Pha Chế để cập nhật thêm kiến thức thực tiễn, hữu ích trong quá trình mở quán và quản lý kinh doanh F&B hiệu quả nhé!
