Khai trương chính là “khoảnh khắc vàng” quyết định thành bại khi mở quán cafe, trà sữa. Một ngày khai trương suôn sẻ không chỉ giúp bạn gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng đầu tiên mà còn tạo đà cho những ngày kinh doanh sau này. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết làm thế nào để có một buổi khai trương hoàn hảo, hiệu quả.
Các bước chuẩn bị khai trương quán cafe, trà sữa thành công
Vậy đâu là các bước cần chuẩn bị kỹ lưỡng để khai trương quán cafe, trà sữa thành công và hút khách ngay từ những phút đầu tiên? Hãy cùng Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này!
Các bước để chuẩn bị khai trương quán cafe, trà sữa thành công
Để có một buổi khai trương quán cafe, trà sữa thành công và thu hút khách hàng, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và toàn diện là điều không thể thiếu. Bạn cần lưu ý các bước sau đây để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất:
Bước 1: Hoàn thiện mọi yếu tố vận hành
Trước khi bắt tay vào việc quảng bá rầm rộ, bạn cần đảm bảo rằng tất cả yếu tố vận hành đã được chuẩn bị kỹ càng. Cụ thể, hãy chốt menu và giá cả đồ uống, đồ ăn (nếu có) phù hợp với đối tượng khách hàng và khả năng chi trả. Đồng thời, xây dựng quy trình phục vụ rõ ràng, nhanh chóng, chuyên nghiệp từ khâu order, pha chế đến phục vụ khách hàng. Ngoài ra, lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu uy tín, chất lượng và ổn định cũng như thiết lập hệ thống thanh toán đa dạng như tiền mặt, thẻ hoặc ví điện tử.
Bước 2: Hoàn tất thiết kế và thi công không gian quán
Không gian quán là yếu tố quyết định ấn tượng đầu tiên của khách hàng. Bạn cần tổng vệ sinh sạch sẽ toàn bộ quán, trang trí theo phong cách riêng, tạo cảm giác thoải mái và ấn tượng. Bố trí nội thất hợp lý, khoa học với bàn ghế, quầy bar, hệ thống ánh sáng và âm thanh, đảm bảo sự tiện nghi cho cả khách hàng và nhân viên. Đặc biệt, lắp đặt bảng hiệu nổi bật, chuẩn bị các vật phẩm nhận diện thương hiệu như menu, ly tách, khăn giấy và đồng phục nhân viên.
Hoàn tất thiết kế, thi công cho quán trước ngày khai trương
Bước 3: Đào tạo nhân viên kỹ lưỡng trước ngày khai trương
Nhân viên chính là bộ mặt và là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng cảm nhận được khi đến quán trong ngày khai trương. Vì vậy, bạn cần tuyển chọn đội ngũ nhân viên kỹ càng, ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm phục vụ hoặc pha chế, thái độ thân thiện, nhiệt tình và chu đáo.
Trước khi chính thức khai trương, hãy tổ chức các buổi training cụ thể và chi tiết về nghiệp vụ pha chế đồ uống, cách sử dụng các thiết bị, kỹ năng giao tiếp và phục vụ khách hàng trong ngày đông khách. Đồng thời, hướng dẫn nhân viên về kiến thức sản phẩm, thông tin chương trình ưu đãi đặc biệt ngày khai trương, cũng như quy trình làm việc cụ thể để đội ngũ sẵn sàng phục vụ tốt nhất.
Ngoài ra, chuẩn bị đồng phục đẹp mắt, chuyên nghiệp và đồng bộ cho toàn thể nhân viên trong ngày khai trương sẽ giúp quán của bạn tạo được hình ảnh ấn tượng và thu hút khách hàng hiệu quả hơn.
Bước 4: Xây dựng chiến lược marketing trước, trong và sau ngày khai trương
- Trước ngày khai trương: Bạn cần tạo sự chú ý và lan tỏa thông tin về quán thông qua mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok bằng những hình ảnh, câu chuyện thương hiệu thú vị. Ngoài ra, phát tờ rơi, treo banner, dán poster tại các khu vực đông người cũng là cách tiếp cận hiệu quả. PR trên các trang ẩm thực nổi tiếng và chạy quảng cáo trực tuyến sẽ giúp bạn thu hút khách hàng tiềm năng.
- Trong ngày khai trương: Hãy tạo ấn tượng mạnh mẽ bằng các chương trình khuyến mãi hấp dẫn như giảm giá, mua 1 tặng 1, bốc thăm trúng thưởng hoặc check-in nhận đồ uống miễn phí. Việc mời KOL, người nổi tiếng đến tham dự và chia sẻ trải nghiệm trên mạng xã hội sẽ tạo hiệu ứng lan tỏa lớn. Tổ chức các hoạt động văn nghệ, minigame và trang trí quán thật bắt mắt sẽ làm tăng thêm sự thu hút.
- Sau ngày khai trương: Tiếp tục duy trì tương tác với khách hàng qua mạng xã hội, phản hồi các bình luận, tổ chức minigame online để giữ vững sự quan tâm. Xây dựng các chương trình khách hàng thân thiết, thu thập phản hồi và cải thiện liên tục là những việc cần thiết để giữ chân khách hàng lâu dài.
Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương ấn tượng
Đầu tiên là xem ngày khai trương, đây là một phong tục quan trọng của người Việt, chọn ngày tốt, hợp mệnh sẽ giúp kinh doanh thuận lợi, bởi quan niệm “đầu xuôi đuôi lọt”. Ngoài ra, tránh các ngày đại kỵ và lựa chọn giờ hợp mệnh là điều cần lưu ý. Riêng với quán cà phê, trà sữa nên khai trương vào cuối tuần để thu hút khách hàng đông đảo hơn.
Tiếp theo, đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các vật dụng trang trí như backdrop, standee, bóng bay, hoa tươi, băng khánh thành cùng hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp. Ngoài ra, lên danh sách khách mời bao gồm bạn bè, người thân, đối tác kinh doanh và đại diện địa phương nếu cần. Đừng quên ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ bằng việc chụp ảnh, quay phim.
Cuối cùng, bước chạy thử (Soft Opening) trước ngày khai trương là rất quan trọng. Tổ chức một buổi chạy thử với khách mời hạn chế như bạn bè, người thân để dễ dàng quan sát, đánh giá toàn bộ quá trình vận hành. Chú trọng đến chất lượng đồ uống, thái độ phục vụ và thời gian chờ đợi. Thu thập các phản hồi khách quan để điều chỉnh và hoàn thiện, đảm bảo ngày khai trương chính thức diễn ra chuyên nghiệp và thành công nhất.
Lên kế hoạch khai trương quán cafe, trà sữa ấn tượng
Quy trình diễn ra trong ngày khai trương quán cafe, trà sữa
Cúng khai trương quán cafe, trà sữa
Lễ cúng khai trương quán cafe, trà sữa là một nghi thức truyền thống quan trọng, được thực hiện trước ngày chính thức mở cửa nhằm cầu mong sự thuận lợi, may mắn và tài lộc trong công việc kinh doanh. Nghi lễ này thường diễn ra vào đúng ngày khai trương và được tiến hành vào giờ hoàng đạo đã được chủ quán xem xét kỹ lưỡng từ trước.
Chuẩn bị cho lễ cúng khai trương:
- Chọn ngày và giờ tốt: Việc lựa chọn ngày và giờ phù hợp với tuổi và mệnh của chủ quán được xem là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hanh thông. Bạn có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia phong thủy để có được sự lựa chọn tốt nhất.
- Chuẩn bị mâm cúng: Mâm cúng khai trương quán cafe thường bao gồm các lễ vật sau (tùy theo điều kiện và tín ngưỡng của từng người):
- Hương, hoa tươi: Thể hiện lòng thành kính và trang trọng.
- Nến hoặc đèn: Tượng trưng cho sự sáng sủa, may mắn.
- Trầu cau: Biểu tượng của sự gắn kết, tốt lành.
- Xôi, gà luộc: Những món ăn truyền thống thường xuất hiện trong các nghi lễ quan trọng.
- Hoa quả: Thường chọn các loại quả tươi ngon, có ý nghĩa tốt đẹp như: táo, lê, cam, quýt, dưa hấu…
- Bánh kẹo: Mang ý nghĩa ngọt ngào, thuận lợi.
- Tiền vàng mã: Tượng trưng cho tài lộc.
- Bình hoa tươi: Trang trí cho mâm cúng thêm đẹp mắt.
- Rượu, trà: Dâng lên các vị thần linh.
- Văn khấn: Chuẩn bị sẵn bài văn khấn khai trương để đọc trong buổi lễ. Bạn có thể tìm kiếm các bài văn khấn mẫu hoặc nhờ người có kinh nghiệm soạn giúp.
- Người thực hiện nghi lễ: Thường là chủ quán hoặc một người lớn tuổi, có uy tín trong gia đình hoặc cộng đồng thực hiện nghi lễ.
Lễ cúng trong ngày khai trương
Đón tiếp khách mời và khách hàng
Sự đón tiếp chu đáo và niềm nở là yếu tố then chốt giúp quán cafe của bạn tạo được ấn tượng tốt đẹp ngay từ ngày khai trương, đặt nền móng cho mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng trong tương lai.
Chuẩn bị đón tiếp:
- Đào tạo nhân viên: Nếu bạn có nhân viên, hãy đảm bảo họ được đào tạo bài bản về cách đón tiếp khách hàng, từ nụ cười, lời chào đến cách giới thiệu về quán và các sản phẩm.
- Thuê lễ tân chuyên nghiệp (nếu cần): Đối với những sự kiện khai trương lớn, việc thuê đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp từ các đơn vị bên ngoài có thể giúp bạn quản lý tốt hơn và tạo sự chuyên nghiệp.
- Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhân viên: Dù là nhân viên của quán hay lễ tân thuê ngoài, hãy cung cấp cho họ thông tin chi tiết về lịch trình, các hoạt động đặc biệt trong ngày khai trương, các chương trình khuyến mãi, cũng như những điểm đặc biệt của quán để họ có thể tự tin giới thiệu với khách hàng.
- Phân công người đón tiếp: Nếu có nhiều khách mời quan trọng, hãy phân công cụ thể nhân viên hoặc thậm chí chính bạn đứng ra đón tiếp để thể hiện sự trân trọng.
- Chuẩn bị khu vực đón tiếp: Đảm bảo khu vực đón tiếp được trang trí đẹp mắt, gọn gàng và có đủ không gian để khách cảm thấy thoải mái.
- Chuẩn bị nước uống chào mừng: Một ly nước mát, trà hoặc cafe nhỏ có thể tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu.
Trong quá trình đón tiếp:
- Chào đón niềm nở: Luôn nở nụ cười và chào đón khách hàng một cách chân thành.
- Hướng dẫn và hỗ trợ: Hướng dẫn khách về vị trí ngồi, menu, hoặc bất kỳ thông tin nào họ cần.
- Giới thiệu về quán (khi có cơ hội): Chia sẻ những câu chuyện, ý tưởng hoặc điểm đặc biệt của quán để tạo sự kết nối với khách hàng.
- Lắng nghe và giải đáp thắc mắc: Chú ý lắng nghe những phản hồi và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
- Thể hiện sự quan tâm: Một vài câu hỏi thăm hỏi lịch sự có thể khiến khách hàng cảm thấy được quan tâm.
Quy trình đón tiếp khách mời và khách hàng tại buổi lễ khai trương
Tri ân khách hàng
Ngày khai trương là cơ hội tuyệt vời để thể hiện sự biết ơn đối với những khách hàng đã đến ủng hộ quán của bạn, đồng thời tạo ấn tượng tốt đẹp để khuyến khích họ quay lại trong tương lai.
Các hình thức tri ân hiệu quả:
- Thiệp cảm ơn: Một tấm thiệp cảm ơn nhỏ xinh, viết tay (nếu có thể) gửi đến từng khách hàng sẽ thể hiện sự chân thành và chu đáo của bạn.
- Quà tặng lưu niệm: Những món quà nhỏ mang dấu ấn của quán, ví dụ như móc khóa, ly sứ in logo, hoặc túi vải thân thiện với môi trường, sẽ giúp khách hàng nhớ đến quán của bạn lâu hơn.
- Voucher giảm giá: Tặng voucher giảm giá cho lần mua hàng tiếp theo là một cách hiệu quả để khuyến khích khách hàng quay lại và trải nghiệm thêm các sản phẩm của quán.
- Chương trình khuyến mãi đặc biệt: Áp dụng các chương trình khuyến mãi hấp dẫn chỉ dành riêng cho ngày khai trương, ví dụ như giảm giá trực tiếp, tặng kèm sản phẩm, hoặc bốc thăm trúng thưởng.
- Tổ chức minigame hoặc hoạt động giải trí: Tạo không khí vui vẻ và tương tác với khách hàng thông qua các trò chơi nhỏ hoặc hoạt động giải trí.
- Chụp ảnh kỷ niệm: Mời khách hàng chụp ảnh tại một khu vực được trang trí đặc biệt và chia sẻ lên mạng xã hội của quán.
- Gửi email hoặc tin nhắn cảm ơn sau sự kiện: Sau ngày khai trương, bạn có thể gửi email hoặc tin nhắn cảm ơn đến những khách hàng đã tham gia, đồng thời nhắc lại các chương trình khuyến mãi hiện có.
Một số chương trình tri ấn khách hàng trong ngày khai trương quán cafe, trà sữa
*Một số lưu ý khi thực hiện tri ân:
Để đạt được hiệu quả như mong muốn và không gây áp lực tài chính cho quán trong ngày khai trương quán cafe, trà sữa bạn cần lưu ý một số điều quan trọng dưới đây:
- Xác định ngân sách: Lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động tri ân để đảm bảo phù hợp với tình hình tài chính của quán.
- Lựa chọn hình thức phù hợp: Cân nhắc lựa chọn những hình thức tri ân phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và phong cách của quán.
- Đảm bảo tính chu đáo: Dù là hình thức tri ân nào, hãy đảm bảo thực hiện một cách chu đáo và tận tâm.
- Thu thập thông tin khách hàng (nếu có thể): Việc thu thập thông tin liên hệ của khách hàng (ví dụ: email, số điện thoại) sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gửi lời cảm ơn và các chương trình khuyến mãi sau này.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện tốt các bước trên sẽ giúp buổi khai trương quán cafe, trà sữa của bạn diễn ra thành công tốt đẹp, tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và mang lại những khởi đầu thuận lợi cho công việc kinh doanh.
Lời kết
Khai trương quán cafe, trà sữa là một sự kiện quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ. Bằng cách thực hiện đầy đủ các bước trên, Ly Phạm – Dạy Pha Chế tin rằng bạn sẽ có một buổi khai trương thành công rực rỡ, tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển của quán trong tương lai. Chúc bạn thành công và đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!
