Hướng dẫn tính lương nhân viên quán cafe, trà sữa từ A-Z

Tính lương nhân viên quán là một phần không thể thiếu trong việc vận hành quán cà phê, trà sữa hiệu quả. Một hệ thống lương rõ ràng, minh bạch không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn tạo động lực làm việc, giữ chân nhân viên lâu dài. 

Hướng dẫn tính lương nhân viên quán cafe, trà sữa từ A-Z

Nếu bạn đang kinh doanh F&B và muốn quản lý nhân sự tốt hơn, Học viện đào tạo pha chế Ly Phạm – Dạy Pha Chế sẽ hướng dẫn bạn cách tính lương của nhân viên quán trà sữa, cafe từ A đến Z, đầy đủ, dễ hiểu và áp dụng được ngay trong bài viết sau. Tìm hiểu ngay!

Các phương pháp tính lương nhân viên quán phổ biến

Có nhiều cách tính lương cho nhân viên quán cà phê, trà sữa tùy thuộc vào đặc thù công việc và chính sách của quán. Dưới đây là 3 phương pháp phổ biến được nhiều chủ quán áp dụng:

Tính lương theo thời gian

Đây là phương pháp tính lương được sử dụng rộng rãi nhất, phù hợp với cả nhân viên part-time và full-time, tùy theo khung thời gian làm việc.

Tính lương theo doanh thu (Lương KPI)

Tính lương theo doanh thu là hình thức kết hợp giữa lương cứng và lương thưởng theo doanh thu, giúp tăng động lực làm việc và hiệu quả bán hàng. 

• Áp dụng: Nhân viên phục vụ, bán hàng, quản lý ca.
• Cách thức: Ngoài lương cứng (lương cơ bản), nhân viên sẽ nhận thêm một khoản thưởng dựa trên % doanh thu cá nhân hoặc doanh thu của quán đạt được.
• Công thức: Tổng lương = Lương cơ bản + (Tỷ lệ % hoa hồng × Doanh thu đạt được).
• Ví dụ: Lương cơ bản: 4.500.000 VNĐ, doanh thu vượt mốc: thưởng 3% × 50.000.000 VNĐ = 1.500.000 VNĐ. Tổng lương = 6.000.000 VNĐ.

Tính lương nhân viên quán theo doanh thu

Tính lương khoán (Lương theo sản phẩm)

Ít phổ biến trong ngành cafe nhưng vẫn có thể áp dụng cho một số vị trí có sản phẩm cụ thể, đo lường được như làm bánh handmade, đóng gói nguyên liệu,…

• Áp dụng: Công việc phụ trợ theo đơn vị sản phẩm.
• Công thức: Tổng lương = Đơn giá sản phẩm × Số lượng hoàn thành.
• Ví dụ: Làm 300 bánh su kem × 1.000 VNĐ/bánh = 300.000 VNĐ.

Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến lương nhân viên quán cafe

Khi xây dựng bảng lương cho nhân viên quán cafe, chủ quán cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là những yếu tố cơ bản và quan trọng nhất:

Vị trí công việc

Mức lương tại quán cà phê không cố định, phụ thuộc vào nhiệm vụ và vai trò của từng vị trí. Một số vị trí công việc phổ biến mà bạn có thể bắt gặp trong bất kỳ quán cà phê nào:

• Nhân viên phục vụ: Công việc chính là nhận order, phục vụ đồ ăn thức uống, dọn dẹp bàn và hỗ trợ khách khi cần. Mức lương thường dao động từ 17.000-25.000 VNĐ/giờ, có thể kèm theo tiền tip.
• Nhân viên pha chế: Yêu cầu kỹ năng pha chế đồ uống theo công thức, đảm bảo chất lượng và thẩm mỹ. Mức lương thường dao động từ 6-9 triệu VNĐ/tháng tùy trình độ và kinh nghiệm.
• Nhân viên thu ngân: Chịu trách nhiệm tính tiền, quản lý dòng tiền ra vào. Vị trí đòi hỏi tính cẩn thận, trung thực và mức lương thường từ 5-7 triệu VNĐ/tháng tùy khối lượng công việc. 
• Nhân viên bếp/phụ bếp: Nếu quán có phục vụ đồ ăn, vị trí này sẽ đảm nhận việc chuẩn bị, chế biến và sắp xếp món ăn. Mức lương dao động từ 5-8 triệu VNĐ/tháng, tùy khả năng và khối lượng thực đơn.
• Quản lý quán: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của quán, từ quản lý nhân sự, kiểm soát chi phí, đến marketing và chăm sóc khách hàng. Mức lương cao nhất khoảng 10 – 15 triệu VNĐ/tháng do trách nhiệm và yêu cầu công việc phức tạp.
• Nhân viên tạp vụ: Đảm bảo vệ sinh chung, dọn rác, lau sàn và hỗ trợ công việc dọn dẹp cho không gian quán. Mức lương thường ở mức 4-5 triệu VNĐ/tháng hoặc 15.000 – 20.000 VNĐ/giờ với ca linh hoạt.
• Nhân viên bảo vệ: Đảm bảo an ninh, giữa xe cho khách và hỗ trợ kiểm soát trật tự cho quán. Mức lương dao động từ 4.5 – 6 triệu VNĐ/tháng, tùy số ca làm và tính chất công việc.

Một số vị trí công việc phổ biến tại quán cafe, trà sữa

Kinh nghiệm làm việc 

Nhân viên có kinh nghiệm lâu năm, tay nghề vững vàng, đặc biệt từng làm ở các quán có quy mô lớn thường được trả lương cao hơn so với nhân viên mới vào nghề hoặc chưa quen môi trường quán cà phê, trà sữa.

Kỹ năng và trình độ chuyên môn

Trình độ chuyên môn và kỹ năng cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức lương của nhân viên quán cafe. Sau đây là những yếu tố có thể tạo ra sự khác biệt rõ rệt:

• Kỹ năng pha chế đặc biệt (latte art, cold brew, trà sữa phức tạp).
• Kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống khéo léo.
• Ngoại ngữ (đối với quán ở khu du lịch hoặc có nhiều khách nước ngoài).
• Chứng chỉ đào tạo nghề (barista, nấu ăn).

Tuỳ vào mô hình và yêu cầu của mỗi quán có tiêu chí đánh giá về kĩ năng và trình độ chuyên môn khác nhau. Tuy nhiên, nhân viên quán cafe, trà sữa có những yếu tố trên tốt thường sẽ nhận được mức lương xứng đáng.

Kỹ năng và trình độ chuyên môn – yếu tố ảnh hưởng đến lương nhân viên

Thời gian làm việc

Thời gian làm việc toàn thời gian, bán thời gian hoặc làm thêm giờ cũng là yếu tố then chốt quyết định mức lương nhân viên trong quán cà phê:

• Full-time (Toàn thời gian): Thường làm 8 tiếng/ngày, 6 ngày/tuần.
• Part-time (Bán thời gian): Làm việc theo ca, số giờ làm việc ít hơn full-time. Lương thường được tính theo giờ.
• Overtime (Làm thêm giờ): Theo quy định của pháp luật, làm thêm giờ sẽ được trả lương cao hơn (thường là 150% – 300% lương giờ thông thường, tùy thuộc vào ngày làm thêm là ngày thường, ngày nghỉ hàng tuần hay ngày lễ, Tết).

Loại hình và quy mô quán cafe

Cách tính lương nhân viên quán cafe còn phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và quy mô hoạt động của quán. Mỗi mô hình sẽ có những đặc điểm riêng, tác động trực tiếp đến yêu cầu công việc và chế độ đãi ngộ:

• Quán cafe nhỏ, ít khách, yêu cầu công việc đơn giản hơn, dẫn đến mức lương thấp hơn so với các mô hình lớn.
• Chuỗi cafe lớn, thương hiệu nổi tiếng thường có chính sách lương thưởng hấp dẫn để thu hút nhân tài, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và cạnh tranh.
• Quán cafe có mô hình kinh doanh đặc thù (cafe sách, cafe thú cưng, cafe sân vườn,…) yêu cầu công việc và mức lương khác nhau.

Loại hình kinh doanh và quy mô hoạt động của quán cafe, trà sữa

Địa điểm kinh doanh

Mức sống và mặt bằng lương chung tại các thành phố lớn (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh) thường cao hơn so với các tỉnh thành khác. Vì vậy, chủ quán cần căn cứ vào địa điểm mà quán mình đang hoạt động để xác định mức lương hợp lý, vừa đảm bảo khả năng thu hút và giữ chân nhân viên, vừa phù hợp với ngân sách vận hành quán và quy định của pháp luật.

Bảng lương nhân viên phục vụ quán cafe, trà sữa theo từng vùng được xác định trên Khoản 1, Điều 3 của Nghị định 38/2022/NĐ-CP

Chú thích:

• Vùng I: Các đô thị lớn như Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Đà Nẵng,… nơi có mức sống cao và nhu cầu tuyển dụng sôi động.

• Vùng II: Các tỉnh, thành có nền kinh tế khá phát triển nhưng chưa đạt đến quy mô đô thị lớn.

• Vùng III: Các địa bàn miền núi, vùng sâu, vùng xa, nơi điều kiện kinh tế còn nhiều hạn chế.

• Vùng IV: Các vùng nông thôn hoặc địa phương có tốc độ phát triển kinh tế thấp.

Chính sách của quán 

Mỗi quán cafe sẽ có những chính sách lương thưởng riêng, phù hợp với định hướng kinh doanh và ngân sách vận hành. Ngoài lương cơ bản, một số nơi còn áp dụng chính sách thưởng chuyên cần, thưởng doanh thu, phụ cấp ăn uống,… tạo động lực làm việc lâu dài.

Quy định của pháp luật

Bên cạnh yếu tố nội bộ như chính sách lương thưởng hay mô hình quán, tính lương cho nhân viên còn phải đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành:

• Lương tối thiểu vùng: Chủ quán phải đảm bảo mức lương trả cho nhân viên không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
• Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Đối với nhân viên ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Khấu trừ thuế TNCN đối với những nhân viên có thu nhập đến mức phải nộp thuế.

Tính lương nhân viên phải đảm bảo đúng quy định pháp luật

Quy trình tính lương nhân viên quán chi tiết

Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tránh rủi ro trong quá trình vận hành, chủ quán nên xây dựng quy trình tính lương bài bản ngay từ đầu. Dựa trên kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm chủ quán trong ngành đồ uống, Ly Phạm – Dạy Pha Chế gợi ý các bước đơn giản sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu chấm công

Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay:

• Sổ chấm công tay: Đơn giản, chi phí thấp nhưng dễ sai sót, gian lận.
• Máy chấm công vân tay/thẻ từ: Chính xác, đảm bảo tính khách quan.
• Phần mềm quản lý nhân sự có tích hợp chấm công: Tự động hóa, dễ theo dõi và tổng hợp dữ liệu.

Thông tin cần thu thập gồm: Giờ vào, giờ ra, ngày công thực tế, số giờ làm thêm, ngày nghỉ phép, nghỉ không lương.

Máy chấm công vân tay đảm bảo tính khách quan và chính xác

Bước 2: Xác định mức lương cơ bản và các khoản cố định, phụ cấp

Dựa vào hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận ban đầu với từng nhân viên (lương theo giờ, theo ngày công hoặc lương tháng cố định). Ngoài ra, cần làm rõ các khoản đi kèm như phụ cấp ăn uống, xăng xe, chuyên cần nếu có, để đảm bảo tính lương đầy đủ và minh bạch.

Bước 3: Tính lương làm thêm giờ (nếu có)

Trước hết, hãy xác định số giờ làm thêm của từng nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công. Tiếp theo, áp dụng mức tính lương theo quy định pháp luật như sau:

• Ngày thường: Ít nhất bằng 150% lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường.
• Ngày nghỉ hàng tuần: Ít nhất bằng 200% lương giờ thực trả.
• Ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương: Ít nhất bằng 300% lương thực trả (chưa tính tiền lương ngày lễ đối với người lao động hưởng lương theo ngày).

Công thức: Tiền lương làm thêm giờ = Đơn giá tiền lương giờ thực tế × Mức % theo quy định × Số giờ làm thêm.

Bước 4: Tính các khoản thưởng (nếu có)

Bên cạnh lương cơ bản, nhiều quán cà phê áp dụng chính sách thưởng để tạo động lực làm việc cho nhân viên. Các khoản thưởng có thể bao gồm: thưởng doanh thu, thưởng đạt KPI, thưởng chuyên cần hoặc nhân viên xuất sắc trong tháng.

Nhiều quán cà phê áp dụng chính sách thưởng để tạo động lực làm việc cho nhân viên

Bước 5: Tính toán các khoản khấu trừ

Sau khi cộng tất cả thu nhập, bước tiếp theo là xác định các khoản phải khấu trừ theo quy định:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH): Hiện nay, người lao động đóng 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất.
• Bảo hiểm y tế (BHYT): Người lao động đóng 1.5%.
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Người lao động đóng 1%.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
  • Xác định thu nhập chịu thuế: Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế – Các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh cho bản thân, người phụ thuộc).
  • Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần để tính số thuế phải nộp.

Ngoài ra, chủ quán cafe cần trừ thêm:

• Các khoản tạm ứng lương (nếu có).
• Các khoản phạt vi phạm nội quy (nếu có và phải được quy định rõ ràng, hợp pháp).

Bước 6: Tính lương thực nhận

Cộng tất cả các khoản được hưởng và trừ đi các khoản bắt buộc, bạn sẽ có số tiền cuối cùng nhân viên thực sự nhận được.

Công thức: Lương thực nhận = (Lương cơ bản + Phụ cấp + Lương làm thêm giờ + Các khoản thưởng) – (BHXH + BHYT + BHTN + Thuế TNCN + Các khoản khấu trừ khác).

Bước 7: Lập bảng lương chi tiết và phiếu lương cho từng nhân viên

Một bảng lương rõ ràng, dễ hiểu không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí mà còn thể hiện sự minh bạch trong quản lý:

• Bảng lương tổng hợp: Thể hiện đầy đủ tất cả khoản thu và trừ của từng nhân viên.
• Phiếu lương cá nhân (payslip): Cung cấp riêng cho từng nhân viên để họ theo dõi chính xác thu nhập của mình.

Bảng lương chi tiết và rõ ràng cho nhân viên quán cafe, trà sữa

Bước 8: Thực hiện chi trả lương

Thanh toán lương cần đúng hạn như cam kết trong hợp đồng lao động. Chủ quán có thể lựa chọn:

• Chuyển khoản: Được khuyến khích vì tính minh bạch và dễ đối soát.
• Tiền mặt: Cần có ký nhận rõ ràng.

Bước 9: Lưu trữ hồ sơ và giải đáp thắc mắc

Cuối cùng, hãy lưu giữ đầy đủ các tài liệu liên quan như: bảng chấm công, bảng lương, phiếu lương và hợp đồng lao động. Đây là căn cứ để đối chiếu khi có khiếu nại, kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra lao động.

Ngoài ra, chủ quán cũng nên sẵn sàng giải đáp rõ ràng, minh bạch các thắc mắc về lương thưởng để giữ vững sự tin tưởng và tinh thần gắn bó trong đội ngũ.

Lời kết

Tính lương nhân viên quán cafe tưởng phức tạp nhưng hoàn toàn có thể đơn giản hóa nếu bạn có quy trình rõ ràng và phù hợp ngay từ đầu. Một hệ thống lương minh bạch sẽ giúp quán tiết kiệm chi phí, giữ chân nhân viên giỏi và phát triển ổn định lâu dài. Chúc bạn áp dụng thành công và đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Ly Phạm – Dạy Pha Chế để cập nhật thêm nhiều kiến thức thực tế trong vận hành và kinh doanh quán nhé!